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Quittungen organisiert ablegen per Kurzbefehl

Quittungen, Fahrkarten, Tickets. Vergängliche, aber wertvolle Papierstreifen. Denn um sie ordnungsgemäß abrechnen zu können, müsst Ihr das Originaldokument aufbewahren. Anstrengend, denn erstens passen sie nicht so ohne weiteres in einen Standard-DIN-A4-Ordner. Zweitens bleichen klassische Bons auf Thermosublimationspapier nach einiger Zeit aus, so dass sie sich nach einiger Zeit schwer lesbar sind. Drittens gehören zu jedem Beleg ein paar Infos dazu, um ihn richtig zuordnen zu können. Und viertens wäre eine parallele PDF-Datei super, um analog und digital den Überblick behalten zu können.

Darum habe ich einen Kurzbefehl gebaut, der die meisten dieser Aufgaben übernimmt. Er bringt bis zu vier Belegfotos auf eine Seite, fragt nach Datum, Beschreibung und Kategorie Das Resultat kann ich dann ausdrucken und die Originalzettel draufkleben – und das PDF in der iCloud sichern.

Tutorial „Belegvorlage per Kurzbefehl“ auf YouTube (öffnet in neuem Tab)

Früher habe ich mich dabei mit einem Pages-Dokument beholfen, auf dem ich die aktuellen Daten per Tastatur ausgefüllt habe. Auf dem Textdokument habe ich dann den eingescannten Beleg positioniert, als PDF gesichert und ausgedruckt.

Da war viel Handarbeit gefragt: Dateiname, Datum, Kategorie, Beschreibung – das bettelt schon quasi um Automatisierung. Mit ein bisschen Gehirnschmalz und meinen Erfahrungen mit Apples Automatisierungs-App habe ich also einen Kurzbefehl gebaut, der am iPhone, iPad und Mac funktioniert und einen Haufen Arbeit bei der Steuererklärung spart.

Das Ganze ist ein ziemlicher Rundumschlag der Kurzbefehl-Fähigkeiten: Texteingabe, Bild aufnehmen, HTML in formatierten Text umwandeln, PDF erzeugen, dann ein Bild darauf projizieren – und das Ganze bei Bedarf mehrmals wiederholen.

Bewährtes kopieren – als Testinhalt

Zuerst setze ich die Kernfunktion um: Eine Infobox mit Meta-Informationen zum Beleg auf ein PDF zu bringen. Dafür starte ich mit exemplarischen Daten in einer Textdatei. Zum Vergleich hier mal die Pages-Datei: Der Info-Block steht im rechten Viertel der Seite. Dann ist links viel Platz für die Belege.

Der erste Schritt bringt zunächst die Inhalte auf ein PDF. Da die Kurzbefehle in Reinform nur Text beherrschen, kommen mit Hilfe von Markdown noch ein paar Sonderzeichen und Absätze hinzu, damit die Aktion „Formatierten Text aus Markdown erstellen“ wenigstens Zeilen und Fettdruck aufs PDF bringen können.

Damit der Text zum Beleg in einem rechtsbündigen Kasten erscheint, kommt HTML zum Einsatz. Mit Hilfe eines DIV-Elements namens „Infobox“ bekommt der Kasten ein paar Stilzuweisungen. Die CSS-Eigenschaft „margin“ bestimmt den Abstand zu benachbarten Elementen – und wenn dort keine sind, zum Dokumentrand. Gibt man für den linken Rand einen margin-Wert von 70% vor, schiebt sich die Info-Box weit nach rechts und lässt Platz für zukünftige Belegeinkleber.

<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
	<meta charset="utf-8">
	<title>Belegvorlage</title>
	<style type="text/css">
	body {
		font-family: "Avenir Next", Verdana, sans-serif;
                font-size: 12px;

		}
	H1 {
		text-align: center;
                 font-size: 150%;
		}
	.Infobox {
		margin: 2em 3em 3em 70%;
		
		}
	</style>
</head>

Markdown in HTML einpflegen

In den daran anschließenden Body-Teil kommt dann der vorher in HTML umgewandelte formatierte Text. Wenn dies alles in der Übersicht-Aktion gut aussieht und gelungen ist, könnt Ihr den Beispieltext durch Eingabewerte ersetzen. Dafür fügt Ihr mehrere „Nach Eingabe fragen“-Aktionen am oberen Ende des Kurzbefehls hinzu: Nach Datum, Text (Beschreibung) und Zahl (Rechnungsbetrag). Mit den Aktionen „Liste“ und dahinter „Aus Liste auswählen“ erleichtert man sich die Eingabe der Ausgabenkategorie.

Interaktiv fragt der Kurzbefehl nach Betrag, Beschreibung und Kategorie.

Beim Verknüpfen in der Text-Aktion solltet Ihr die Variablen gleich benennen, damit weder Ihr noch der Kurzbefehl bei den ganzen „Eingabe-bereitgestellt“-Variablen den Überblick verliert. Ich habe beobachtet, dass ein Kurzbefehl häufiger abstürzt, wenn gleichnamige Variablen in einer Text-Aktion aufeinandertreffen.

Eine Foto-Aktion nimmt dann noch ein Bild auf, das per „Überlagerungsbild“-Aktion auf dem beschrifteten PDF von Hand platziert wird.

Ein Blatt, mehrere Belege

Um mehrere Quittungen zu Papier zu bringen, kommt eine weitere Listenabfrage dazu, mit den Zahlen 1-4 gefüllt. Die Auswahl wird zum Zähler für die „Wiederholen“-Aktion, die Text- und Bild-Erfassung mehrfach wiederholt. Sie fügt die einzelnen Infoboxen zu einer Variable hinzu, wodurch diese Variable automatisch zu einer Liste aus mehreren Textobjekten wird. Legt man die Foto-Aufnehmen an den Schluss der Wiederholen-Aktion, kommt hinter „Beenden“ ebenfalls eine Liste heraus, diesmal eine geordnete Reihe von Bildern.

Damit nicht alle Infodaten in einer Infobox landen, sondern sauber voneinander getrennt bleiben, muss man den aus Markdown gewonnenen HTML-Text noch einmal separat in den div=“Infobox“-Tag verpacken. Am einfachsten gelingt das mit einer Text-Aktion:

Das aus Markdown erzeugte HTML muss noch einmal umverpackt werden, bevor es per Wiederholungsschleife zur Variablen hinzugefügt wird.

Die Bilderreihe aus der Wiederholen-Aktion kann nun als Futter für eine „Wiederholen mit jedem“-Aktion dienen, um ein Beleg nach dem anderen auf das fertig beschriftete PDF setzt. Dabei muss wieder eine Variable herhalten, die allerdings diesmal mit „Variable konfigurieren“ direkt überschrieben wird. So wird sichergestellt, dass nach und nach alle Bilder auf dem finalen PDF landen.

Mittels „Variable konfigurieren“ (auch „Variable festlegen“ genannt) überschreibt man eine Variable im Kurzbefehl.

Kurzbefehl zum Download

Von Immo Junghärtchen

Seit 1996 bin ich Mac-Anwender mit Begeisterung. Während meines Studiums habe ich mich um die Apple-Computer meiner Freundinnen und Freunde gekümmert und als Promoter im damaligen iTeam für iMacs, iBooks und die ersten iPods geworben. Bei Gravis sammelte ich Erfahrungen im Apple-zentrierten Einzelhandel, in Selbstständigkeit gab ich Kurse für Mac-Neulinge. Über sechs Jahre arbeitete ich als Redakteur für die Zeitschrift "Mac & i" und arbeite jetzt als freier Redakteur, unter anderem für Heise Online und die c't.

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