Kategorien
Allgemein

Dateien organisieren per Kurzbefehl

Dateiverwaltung ist der Studierenden-Dreikampf des 21. Jahrhunderts. Anstatt Kopieren, Lochen und Abheften heißt es am iPad oder iPhone: Datei finden, „Kopieren“ auswählen, den Zielort finden, bestätigen, dann die Kopie am neuen Ort finden und umbenennen. Gerade am Touchscreen ist das echt anstrengend. Und meistens gibt es ja nur eine Handvoll Projekte, für die es dann jeweils einen Zielort gibt.

Deswegen dachte ich mir, „hey, mach doch einen Kurzbefehl! Dauert bestimmt nur so zwei Minuten.“ Pustekuchen! Damit ich nicht umsonst gelitten habe, beteilige ich Euch jetzt an der Tortur, dann macht Ihr vielleicht nicht dieselben Fehler. Und wenn doch, fühlt Ihr Euch dann nicht ganz so allein.

Dateien speichern mit Kurzbefehl (öffnet YouTube-Video im neuen Tab)

Das Konzept sieht so aus: Über das Teilen-Menü wird der Kurzbefehl aufgerufen. Der bietet dann drei Projekte an: Artikel, Support, Video. Je nach Auswahl legt er die Datei in einem Ordner auf der iCloud ab und gibt ihr dabei einen neuen Namen. Bei einer Projektauswahl, nämlich „Artikel“, sucht er dann noch nach Unterordnern und bietet diese als Ablageziel an.

Wie immer gehe ich nach meinem Mantra „von innen nach außen aufbauen“ vor und fange mit der Kern-Funktion an: Datei an einen anderen Ort kopieren – und umbenennen. Und dann kommt der ganze andere Rest drumrum. Ganz zum Schluss wechsle ich von der Testdatei auf das Share-Sheet, um den Kurzbefehl mit echten Daten auszuprobieren.

Sichern und umbenennen

Zu Testzwecken suche ich mir eine kleine, beliebig kopierbare Textdatei aus, die ich zukünftig bei jedem Test in einen der Ordner kopieren werde. Glücklicherweise hatte ich in meinem Shortcuts-Ordner auf der iCloud eine Textdatei liegen, die mit 209 Kilobyte klein genug für diesen Zweck war.

Die Aktion „Datei“ zieht sie in den Kurzbefehl. Per Tipp auf den Platzhalter kann ich eine Datei auswählen, die Ausgangspunkt meiner Experimente wird.

Die Aktion „Datei sichern“ übernimmt, wenn man sie direkt dahinterhängt, ebendiese Datei als Eingabe. Lässt man die Aktion in den Standardeinstellungen, fragt sie nach, wohin sie die Datei kopieren soll.

Zum Umbenennen kommt die Aktion „Datei umbenennen“ zum Einsatz. Wichtig: Sie muss ans Ende, damit sie die frisch gesicherte Datei umbenennt, und nicht die Kopiervorlage!

Einfacher Beginn: Datei abgreifen, Datei sichern, Datei benennen. In dieser Reihenfolge gelingt das prima und ohne Bastelei.

Was bis hierhin klappt, ist das Dateien kopieren und anschließende Umbenennen. Wie Ihr seht, gibt es viel, was schief gehen oder unerwartet laufen kann, weshalb ich nach jedem Schritt einen Testlauf mache. Zumindest hier im Video. Beim Ausprobieren bin ich auch schon mal vorgeprescht, um dann schrittweise wieder zurückzugehen, bis ich wieder auf dem richtigen Weg war. Besonders die Aktion „Datei umbenennen“ verhielt sich hier nur so mittelmäßig intuitiv. Logisch ja, aber die Logik ist halt gewöhnungsbedürftig.

Weiter geht’s mit mehreren Zielorten, also einer Handvoll Ordnern, zwischen denen ich beim Speichern wählen möchte.

Auswahl mehrerer Zielorte

Nach den Zielordnern frage ich mit der Aktion „Aus Menü auswählen“. In jeder der drei Optionsblöcke definiere ich zwei Variablen: Den zukünftigen Dateinamen sowie den Dateipfad. Um den Überblick zu behalten, bekommt der Dateiname das aktuelle Datum hineingeschrieben. Der Dateipfad setzt auf den Shortcuts-Ordner auf. Wichtig ist, dass der Pfad mit einem Schrägstrich (Shift-7) beginnt.

Die Menü-Aktion offeriert für jede Auswahlmöglichkeit einen eingerückten Aktions-Block.

In den zwei Aktionen unten werden die Variablen eingesetzt. Wenn Ich „Nach Speicherort fragen“ ausschalte, darf ich einen Dateipfad angeben. Im Textfeld wähle ich die Dateipfad-Variable aus.

Die Variablen ersetzen die bisherigen statischen Eingaben.

Sobald das funktioniert, könnt Ihr auch andere Orte ausprobieren. Das Ziel muss nicht im Shortcuts-Ordner liegen. Vergesst dabei nicht die Schrägstriche am Anfang des Dateipfads – die sind wichtig. Und nochmal: Ich habe auf die harte Tour gelernt, jede einzelne Veränderung auszuprobieren, und zwar in jeder Variation. Irgendwo schleicht sich eigentlich immer ein Fehler ein. Und bei deren Entdeckung gilt das Naturgesetz: Je später, desto „Hä?“

Untermenü mit Unterordnern

Aus dem Ordner „Artikel“ soll eine Liste der vorhandenen Unterordner entstehen, aus der ich dann beim Ausführen den jeweils passenden auswählen kann. Das gelingt mit den Aktionen „Ordnerinhalt laden“. Damit gelangt der Inhalt eines Ordners in den Kurzbefehl. Das umfasst erstmal alle Dateien: Textdateien, Ordner, Bilder – was auch immer. Automatisch legt der Kurzbefehl dabei ein Objekt des Typs „Liste“ an.

Um dann diese Auswahl auf nur die Ordner zu reduzieren, muss der Kurzbefehl jedes einzelne Element dieser Liste nacheinander unter die Lupe nehmen. Das gelingt mit der Aktion „Wiederholen mit jedem“. Der eingerückte Block dieser Aktion wird auf jedes einzelne Element der Liste, mit der ich sie füttere, angewandt.

Innerhalb der Wiederholen-Aktion gibt es zwei spezielle Variablen: „Objekt wiederholen“ und „Index wiederholen“. Dies ist eine missratene Übersetzung von „Repeat Object“ beziehungsweise „Repeat Index“. Kurz gesagt: Das erste ist das Objekt, also in diesem Fall die Datei oder der Ordner, das zweite die laufende Nummer innerhalb dieser Liste, angefangen bei 1.

In diesem Wiederholungsblock wird mit der Aktion „Typ“ der Dateityp des Wiederholungs-Objekts festgestellt und mit Hilfe von „wenn“ dafür gesorgt, dass dieses Objekt zur Variable „Unterordnerliste“ hinzugefügt wird, sofern es denn ein Ordner ist. „Zu Variable hinzufügen“ erstellt nämlich wieder eine Liste, sobald mehr als ein Objekt einer Variable auf diese Weise hinzugefügt wird.

Ganz schön verschachtelt, aber die Aktionen haben es auch in sich.

Diese Unterordnerliste bekommt mein Zukunfts-Ich nun zur Auswahl vorgesetzt. Dafür gibt es die Aktion „Aus Liste auswählen“. Dann ist es nur noch ein kleines bisschen Bastelei, um die Variablen für Dateipfad und -name passend zurechtzustricken.

Was beim Filtern des Ordnerinhalts herauskommt, dient als Futter für eine Auswahl und anschließende Variablendefinition.

Ich gebe zu, das war jetzt schon ganz schön anspruchsvoll. Wenn Ihr da beim ersten Zugucken nicht mitgekommen seid – kein Problem. Das ist eher Kür als Pflicht. Was Ihr Euch merken solltet: Die Aktion „Wiederholen mit jedem“ ackert sich durch eine Liste von Objekten. Das ist super für Stapelverarbeitungen. Ich habe die Wiederholen-Aktionen bereits in einem anderen Tutorial angemessen gewürdigt – zum „Belegmanager pro„.

Die eigentliche Hürde kam zum Schluss – und dabei dachte ich, das wäre einfach nur Formsache. Denn jetzt wollte ich den Kurzbefehl scharfschalten und auch mal echte Daten verwenden.

Share Sheet mit Bug

Denn als ich den Kurzbefehl auf echte Dateien losließ, zeigte sich ein Problem: Rief ich den Kurzbefehl via Share Sheet aus der Medienverwaltung heraus aus, lief er nicht zu Ende. Die Fehlermeldung hielt sich dezent im Hintergrund, so dass ich anfangs nicht einmal merkte, dass da etwas schief läuft.

Unter iOS 15.5 wollte mein Kurzbefehl einfach keine Bilder aus der Fotosammlung in Ordner sichern.

Nachdem ich den Fehler auf anderen Geräten nachgestellt und auch in einem reduzierten Kurzbefehl dasselbe Problem auffand, gab ich auf: Das ist offensichtlich ein Programmierfehler. Das ist zwar ärgerlich, aber nimmt mir die Entscheidung ab, wie ich mit dem Problem umgehen soll. Zunächst melde ich mich bei Apple Developer mit meiner Apple ID an und melde den Bug im Feedback Assistant. Bis der bearbeitet wird, kann das dauern.

Also heißt es: Baustelle sichern, Verkehr umleiten! Dafür erlaube ich dem Kurzbefehl nicht mehr, Bilder via Share Sheet entgegen zu nehmen. Und wenn ich den Kurzbefehl starte, offeriert er stattdessen die Fotosammlung. Denn innerhalb der Kurzbefehle-App kann ich Bilder problemlos als Datei weiterverschieben.

Vorerst nimmt mein Kurzbefehl PDFs, Dokumente und Text an, aber keine Bilder. Dafür offeriert er die Bildersammlung, wenn der Kurzbefehl ohne übergebenen Inhalt gestartet wird.

Dieses Tutorial ist unter iOS 15.5 entstanden. Mit ein wenig Glück habt Ihr das Problem gar nicht mehr, weil ein Update den Fehler ausgeräumt hat. Meine Experimente mit den Kurzbefehlen haben aber gezeigt: Verschwindet ein Fehler, taucht irgendwo anders ein neuer auf. Darum habe ich absichtlich so ausführlich vorgemacht, was zum Eingrenzen des Fehlers notwendig war.

Und noch ein Tipp, ganz frisch aus der Praxis: Hört irgendwann auf und macht mal etwas Anderes. Irgendwann hatte ich mich festgebissen und drehte mich im Kreis bei der Ursachensuche. Das war dann schon tief in der Nacht. Und am nächsten Tag habe ich es dann nochmal probiert – mit einem separaten Test-Kurzbefehl. Dann habe ich eingesehen, dass es nur ein Bug sein kann, habe den Fehlerbericht eingereicht und meinen Workaround gebastelt.

Das war’s erstmal zum Dateien schaufeln per Kurzbefehl. Ich freue mich immer über Kommentare, Fragen und Unterstützungen via Kofi (siehe unten). Ganz unten könnt Ihr den Kurzbefehl herunterladen. Aber baut ihn lieber von Hand nach – dann wisst Ihr, wie er funktioniert, und Ihr könnt ihn besser Euren Bedürfnissen anpassen.

Viel Spaß beim Automatisieren!

Von Immo Junghärtchen

Seit 1996 bin ich Mac-Anwender mit Begeisterung. Während meines Studiums habe ich mich um die Apple-Computer meiner Freundinnen und Freunde gekümmert und als Promoter im damaligen iTeam für iMacs, iBooks und die ersten iPods geworben. Bei Gravis sammelte ich Erfahrungen im Apple-zentrierten Einzelhandel, in Selbstständigkeit gab ich Kurse für Mac-Neulinge. Über sechs Jahre arbeitete ich als Redakteur für die Zeitschrift "Mac & i" und arbeite jetzt als freier Redakteur, unter anderem für Heise Online und die c't.

3 Antworten auf „Dateien organisieren per Kurzbefehl“

Hallo Immo,

Zunächst mal supergroßen Dank für dieses tolle Tutorial. Ich versuche das mal für meine Belange nachzubauen. Dazu habe ich eine Frage.

Du schreibst, dass die Ordner keine Unterordner von Shortcuts sein müssen. Wie adressiere ich denn einen Ordner richtig? Die Oder konkret: was steht am Anfang? ICloud oder gar c:? Kann ich den Pfad aus der Dateien-App irgendwie herauskopieren?

Lieben Dank und viele Grüße
Tim

Hallo Tim,

In der Titelzeile der Datei-sichern-Aktion kannst Du auf „Shortcuts“ tippen, um den Ort zu ändern. Tippe im Auswahlmenü auf „Ersetzen …“, dann kannst Du einen anderen Ordner auswählen. Du kannst einen Unterordner des iCloud Drive auswählen, oder das iCloud Drive selbst. Andere Cloudlaufwerke könntest Du theoretisch auch auswählen, aber dann scheiterte bei mir der Kurzbefehl stets bei der Ausführung.

Den Unterordner musst Du aktuell von Hand hineinschreiben, mit Schrägstrichen getrennt. Dabei musst Du selbst auf korrekte Groß- und Kleinschreibung achten. Das ist nervig und fehleranfällig, weshalb es am besten ist, im Titelteil den Zielordner direkt auszuwählen und in den Kurzbefehldetails nur noch den Dateinamen zusammenzustellen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Cookie Consent Banner von Real Cookie Banner