Manche Termine kündigen sich früh an, die lassen sich im Voraus planen und ich kann in aller Ruhe alles Wichtige eintragen. Andere Termine beginnen jetzt – und dann bleibt keine Zeit, um die ganzen Metadaten zu erfassen. Erst wenn so ein spontanes Ereignis vorbei ist, kann oder will ich mich um das ganze Drumherum kümmern.
Ich habe mir dafür einen Kurzbefehl gebaut. Der merkt sich zunächst den Startzeitpunkt, und wenn das Ereignis vorbei ist, fragt der Kurzbefehl nach Details und schreibt sie als Tabellenzeile in eine Numbers-Datei. Freiberuflich Arbeitende können so zum Beispiel Anrufe Ihrer Kundinnen, Patienten oder Mandantinnen protokollieren. Aber auch Sport- und Gesundheitsdaten könnt Ihr so erfassen, etwa spontane Trainingssessions oder Migräneattacken.
Ich zeige Euch am iPad, wie der Kurzbefehl entstanden ist, dann könnt Ihr ihn so nachbauen, dass er genau zu Euren Einsatzzwecken passt.
Startzeit eintragen
Zuerst lege ich einen neuen Kurzbefehl an und kümmere mich um die Standard-Aufgaben: Name, Farbe, Icon festlegen. Dann bekommt der Kurzbefehl seine erste Aktion: Datum. Das hat ein veränderbares Feld, und das ist standardmäßig mit „Aktuelles Datum“ gefüllt.
Dieser Kurzbefehl muss selbst herausfinden, wann er das letzte Mal gelaufen ist. Und da sich Kurzbefehle nicht an ihren letzten Durchlauf erinnern, muss ich den Wert irgendwo speichern. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Eine Textdatei, eine Notiz und eine globale Variable in einer spezialisierten App. In meinem letzten Video habe ich gezeigt, wie das mit Data Jar funktioniert. Diesmal probiere ich es mal mit einer Notiz. Dafür wechsle ich in die Notizen-App und lege sie an. Um etwas Ordnung zu wahren, lege ich hier einen eigenen Ordner namens „Kurzbefehle“ an. Darin erzeuge ich eine neue Notiz – die nenne ich „Spontantermin“.
Jetzt wechsle ich zurück in die Kurzbefehle-App und versuche, meinen ersten Terminbeginn in diese Notiz hineinzuschreiben.
Dafür gibt es die Aktion „An Notiz anfügen“ – in der kann ich auswählen, was in welche Notiz geschrieben wird. Dahinter hänge ich noch eine Aktion „Mitteilung anzeigen“ – damit bekomme ich dann eine Rückmeldung, wenn der Kurzbefehl gelaufen ist. Wenn ich beide Apps nebeneinander einblende, kann ich das beobachten, am iPad oder am Mac. Ich mache das gleich zweimal, dann sehe ich: Jedes Mal entsteht eine neue Zeile. Das ist gut und wichtig.
Damit steht zwar das Datum im Protokoll, aber nicht der Status. Denn beim nächsten Durchlauf möchte ich wissen, ob gerade ein Termin aktiv ist oder nicht. Also schreibe ich „Start“ dahinter und trenne dies vom Datum durch ein Sonderzeichen. Ich nehme hier das Stoppuhr-Emoji, Es kann aber auch etwas Langweiligeres wie ein Semikolon sein. Das schreibe ich direkt in dieses erste Variablenfeld bei meinem Kurzbefehl. Das probiere ich gleich aus, am besten sicherheitshalber zweimal.
Schreiben geht, lesen auch?
Ein neuer Eintrag entsteht, und dazu gleich noch die nächste Aufgabe: Jetzt soll der Kurzbefehl nachsehen, ob der letzte Eintrag den Beginn oder das Ende eines Termins signalisiert. Das ist ein etwas größerer Aufwand als das Schreiben.
Als erstes suche ich die Notiz heraus. „Notizen suchen“ heißt die Aktion, und hier gebe ich über „Filter hinzufügen“ genau an, was ich suche – damit er nicht aus Versehen die falsche Notiz verwendet. Also: „Name enthält Spontantermin“ und „Ordner ist Kurzbefehle“. Sortieren nach Erstellungsdatum, Neueste zuerst, Beschränken einschalten und auf 1 setzen. Dann hänge ich testweise eine Übersicht-Aktion dahinter, um zu gucken, ob er die richtige findet.
Die Übersicht zeigt mir Text, und aus diesem Text benötige ich nur die letzte Zeile. Die kann ich mir greifen, indem ich „Text aufteilen“ hinter die Notizen-suchen-Aktion bewege. Die teilt den Text an einem bestimmten Element auf. Standardmäßig ist das „Neue Zeile“, und das ist genau das Richtige. Wenn ich jetzt die Übersicht-Aktion auf diesen Inhalt loslasse, bekomme ich eine Liste aller Zeilen. Und um nur die letzte Zeile, also das letzte Element der Liste zu bekommen, kann ich „Objekt aus Liste abrufen“ verwenden. Ich wähle „Letztes Objekt“ aus. Die auf das „Objekt aus Liste“-Resultat angesetzte Übersicht-Aktion zeigt mir dann die eine Zeile an, die ich suche.
Diese Zeile kann ich dann wieder aufteilen – und zwar an dem Stoppuhr-Emoji. Und dann bekomme ich wieder eine Liste, mit nur zwei Einträgen. Der erste ist das Datum, der zweite der Status: entweder „Start“ oder „Ende“. Jetzt kann ich umschalten zwischen den beiden Zuständen – und dafür benötige ich eine Wenn-Aktion. Aber erstmal greife ich den zweiten Listeneintrag ab, denn der wird gleich zur Bedingung.
Wenn ja, sonst …
Nun kommt die Wenn-Aktion dahinter. Sie soll sich diesen letzten Eintrag angucken und Dinge tun, wenn hier „Start“ steht, und sonst einen Start-Eintrag schreiben. Die Aktion hat zwei Bereiche, in die ich jetzt Aktionen hineinlegen kann. Sie sind dann ein bisschen nach rechts verschoben, so erkenne ich, dass sie nur ausgeführt werden, wenn die Bedingung der Wenn-Aktion zutrifft – oder halt nicht. In den sonst-Bereich kann ich jetzt schon mal die beiden Aktionen hineinziehen, die ich vorhin schon angelegt habe.
In den oberen Teil der Wenn-Aktion kommen jetzt alle Aktionen, die ich nach dem Termin ausführen möchte. Das hängt natürlich stark davon ab, was für ein Ereignis ich aufzeichnen möchte. Als Beispiel nehme ich jetzt mal einen spontanen Supportanruf. Bei dem möchte ich protokollieren: Wann war der Anruf, wie lang dauerte er, wie hieß die anrufende Person, und worum ging es? Also vier Spalten in einer Tabelle. Ich lege mal schnell eine Numbers-Tabelle mit den Spaltentiteln Datum, Dauer, Person, Anmerkungen an. Die nenne ich „Telefonsupport“.
Zurück in den Kurzbefehlen kümmere ich mich um die einzelnen Felder: „Datum“ kann ich aus der Liste abgreifen – denn ich will ja das Startdatum des aktuellen Termins. Die Dauer berechne ich mit der Aktion „Zeit zwischen Datumsangaben abrufen“. Das kann ich einfach hintereinanderhängen. Dei beiden Folgefelder fülle ich mit „Nach Eingabe fragen“.
Den einzelnen Variablen gebe ich Namen und schreibe verständliche Fragen dazu, damit ich später wiedererkennen kann, welcher Wert woher kam. In meiner Erfahrung erhöht das auch die Stabilität – mehrere Variablen mit dem Standardnamen, zum Beispiel „Eingabe bereitgestellt“, bringen einen Kurzbefehl gern mal ins Schleudern – er stürzt ab.
Numbers-Zeile gestalten
Dahinter kommt dann „Zeile oben oder unten zu Numbers-Tabelle hinzufügen“. In der gibt es am Anfang ein Variablenfeld, und mit dem Plus-Symbol füge ich weitere hinzu. Jedes davon kann ich nun mit magischen Variablen füllen, also zuerst Datum, dann Dauer, dann Name, dann Anmerkungen. Das Numbers-Dokument selbst kann ich antippen und auswählen. Eigentlich immer wird diese Variable falsch vorausgefüllt, weshalb ich da erst einmal die Variable lösche. Tippe ich den „Numbers-Dokument“-Platzhalter an, kann ich direkt mit einem Dateiauswahl-Dialog entscheiden, welches Numbers-Dokument Ziel der neuen Zeile sein soll.
Bisher habe ich immer die Daten für die einzelnen Zellen zuerst in einer Liste gesammelt, um diese dann an die Numbers-Aktion zu übergeben. Diesmal stelle ich sie direkt in der Zeile-hinzufügen-Aktion zusammen. Über das Plus-Symbol rechts vom ersten Platzhalter kann ich weitere Textfelder hinzufügen – in der Tabellenzeile stehen dann die Inhalte eines jeden Platzhalter in einer separaten Zelle.
Noch eine Arbeitsersparnis: Wenn die Numbers-Datei lediglich eine Tabelle vorweist und auch nur ein Blatt, kann man die beiden letzten Platzhalter getrost leer lassen.
Danach muss ich natürlich noch eine neue Zeile in die Protokollnotiz schreiben, damit beim nächsten Durchlauf wieder ein neuer Termin beginnen kann. Dafür füge ich an die Notiz an: Zeitpunkt/Stoppuhr-Emoji/Ende. Und ich hänge da noch eine Mitteilung an, um mir selbst noch eine Bestätigung anzuzeigen.
Und das will natürlich gleich ausprobiert werden. Ich kontrolliere das Ergebnis in der Numbers-Datei und in der Notizen-App, und führe das Ganze mehrfach durch, damit ich beide Statusformen durchprobiere.
Numbers deaktivieren
Beim Ausführen der Zeile-hinzufügen-Aktion öffnet sich zwangsläufig die App Numbers. Das ist zwar prima zum Kontrollieren, ob der Eintrag wirklich in der Tabelle erscheint. Aber das kann auch nerven. Damit sich diese App danach wieder schließt, nutzt Ihr die zwei Aktionen „Warten“ und „zum Homebildschirm“. Die Warten-Aktion stellt Ihr auf zwei bis fünf Sekunden. Dann erscheint zwar weiterhin die Tabelle, aber sie schließt sich danach unmittelbar wieder.
Verbesserungen, Alternativen, Erweiterungen
Wenn Euch Numbers zu groß und schwerfällig ist, könnt Ihr stattdessen mit Textdateien arbeiten. In meinem Tutorial zum Belegmanager pro führe ich vor, wie Ihr Tabellendaten in einer Textdatei im CSV-Format speichert – die kann dann jede Tabellenkalkulation öffnen. Auch Numbers.
Natürlich könnt Ihr diesen Kurzbefehl jetzt noch mit weiteren Aktionen verbinden. Zum Beispiel schreibt Ihr mit der Aktion „Ereignis hinzufügen“ einen Kalendertermin hinzu. Mit der Aktion „Fokus festlegen“ könnt Ihr beim ersten Durchlauf alle Eure Geräte auf Nicht-stören-Modus setzen – oder einen anderen, individuellen Fokus-Modus. Denkt aber daran, im zweiten Durchlauf (also dem Ende eines Spontantermins) diesen Modus wieder auszuschalten.
Die einzelnen Zeitmarken in dieser Kurzbefehlversion landen in einer Notiz. Der Vorteil: Die App ist auf jedem Mac, iPhone und iPad vorinstalliert, und so werden stehen deren Inhalte auf allen Geräten mit derselben Apple-ID in aktueller Version bereit. Der Nachteil: Dadurch werden Notizen und Kurzbefehl-Daten durchmischt, und eventuell schreibt man aus Versehen etwas in die Protokollnotiz, was dann den Kurzbefehl aus der Fassung schraubt.
Alternativ könnt Ihr die Termine und den aktuellen Status in Textdateien auf einem Cloud-Laufwerk sichern oder kostenlose Zusatz-Apps wie Data Jar oder Actions nutzen. Sie stellen „globale Variablen“ bereit, um Informationen zwischen Kurzbefehl-Durchläufen zu speichern.