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Fahrtenbucher verbessern

Ein paar Tipps meines Publikums habe ich umgesetzt, als ich den Kurzbefehl „Fahrtenbucher“ mir noch einmal vorgenommen habe. Nach einem Dutzend Testfahrten bin ich mit dem Zwischenergebnis so zufrieden, dass ich ein neues Video aufgenommen habe.

Fahrtenbucher-Kurzbefehl verbessert (Tutorial) auf YouTube

Übers Wetter schneller zum Ort

Dem Tipp von Multi Media setze ich um, indem ich die Aktion „aktueller Ort“ durch die Aktionen „aktuelles Wetter“ sowie „Wetterbedingungen abrufen“ ersetze. Das Resultat: Eine deutlich schnellere Ortsbestimmung. Auf Testfahrten hat sich gezeigt, dass die Genauigkeit der Ortsbestimmung nicht merklich verringert.

Zieht man den Ort aus den Wetterbedingungen, läuft die Geolokalisation weitaus schneller.

Der Kalender weiß, wo Du warst

Die Kontakte als Zwischenspeicher für Ortsinformationen zu nutzen, war ein Notbehelf in der ersten Version des Fahrtenbuchers. Der Tipp von Torsten D. in den Video-Kommentaren zeigte einen besseren Weg auf: Für jeden Außentermin legt der Kurzbefehl einen neuen Eintrag im Kalender ein. Für die Übersichtlichkeit lege ich einen separaten Kalender namens „Fahrtenbuch“ an. So kann ich die Termine an jedem iOS-Gerät und am Mac ausblenden und habe keine überfüllte Wochenansicht.

Eine kleine Hürde gilt es zu meistern: Die Aktion „Neues Ereignis hinzufügen“ erfordert neben einem Start- auch ein Abschlussdatum. Mit der Aktion „Datum anpassen“ könnt Ihr euch auf die Schnelle eine Stunde oder 45 Minuten auf die Variable „Aktuelles Datum“ draufaddieren. Das Resultat gelangt dann als magische Variable im Termin. Über „Mehr anzeigen“ konfiguriert Ihr dann die Aktion, damit die Ortsinformationen mit dabei sind und das Ganze auch im richtigen Kalender landet. Und nehmt ganz unten die Aktivierung bei „Bereich zum Erstellen anzeigen“ raus, sonst müsst Ihr die Termingenerierung bei jedem Ausführen des Kurzbefehls mühevoll bestätigen.

Termine haben einen Platzhalter für Ortsinformationen, und sie brauchen Start- und Enddatum.

Flexibler Start der Tagestour

Damit morgens stets der richtige Startpunkt zur Anwendung kommt, sucht der Kurzbefehl für die Entfernungsbestimmung nur nach Ereignissen am selben Tag. Falls keiner existiert, öffnet er stattdessen die Kontakte-Auswahl und lässt den Anwender aus der Adressdatenbank einen passenden Startpunkt auswählen. Dafür kommt die Wenn-Aktion zum Einsatz.

Mittels gezielter Suche und Konditional-Aktion bekommt Ihr einen optimalen Begleiter für Eure Tage im Außendienst.

Das Resultat ist ein stabiler und gut vorbereiteter Fahrtenbuch-Kurzbefehl, der sowohl eine Numbers-Datei als auch einen Kalender mit Daten füttert. Ich nenne das „doppelte Fahrtenbuchführung“.

Weiterhin hat diese Methode einen Pferdefuß: Bewege ich mich zu Orten ohne Postadresse, scheitert der Kurzbefehl kläglich – und leider auch noch erst beim nächsten Durchführen. Denn er berechnet durchaus brav die Entfernung zum letzten Ort, speichert dann aber die nicht vorhandene Adresse im Kalender. Beim nächsten Aufruf findet der Kurzbefehl dann kein ordentlich verwertbares Material, um einen Ort zu erzeugen, und wirft eine Fehlermeldung aus.

Dieses Problem bedarf einer weiteren Ausbaustufe, die ich „Fahrtenbucher entfesselt“ genannt habe – und die ich auch bereits als Screencast festgehalten habe.

Kurzbefehl zum Download

Fahrtenbucher 1.1

Update: vorigen Termin ändern

Beim Anlegen eines Kalender-Termins weiß man noch nicht, wie lang er gehen wird. Kurzbefehle können keine Termine nachträglich ändern. Etwas verwirrend ist die Aktion „Kalenderereignis bearbeiten“ – sie scheint das zu ermöglichen. Doch das passiert dann nur innerhalb des Kurzbefehls. Der eigentliche Termin innerhalb des Kalender-App bleibt unverändert.

Das kann man aber umgehen, denn es gibt die Aktionen „Neues Ereignis“ sowie „Ereignisse entfernen“. Zusammen mit „Kalenderereignis bearbeiten“ entsteht so ein Ablauf, der einen Termin ändert.

Zunächst greift sich der Kurzbefehl den letzten Eintrag im Kalender „Fahrtenbucher“. Das klappt am besten, indem man „Ereignis suchen“ so zusammenstellt, dass die Resultate nach Enddatum sortiert werden, mit den neuesten zuerst. Dann begrenzt Ihr die Suchergebnisse auf 1, um wirklich nur das neueste zu erwischen:

Wichtig: Sortieren nach Enddatum, Reihenfolge Neueste zuerst, Beschränken ein, und dann den Minus-Button antippen, bis da nur noch „1 Kalenderereignis abrufen“ steht.

Die daraus entstehende Variable habe ich hier mal festgehalten (mit Hilfe der Aktion „Variable konfigurieren“). Ich könnte sie aber genauso gut per magischer Variable verwenden.

Dann macht sich die Aktion „Ereignis bearbeiten“ ans Werk, um den Termin anzupassen. Hier lege ich das Feld „Enddatum“ auf die Standardvariable „aktuelles Datum“.

Die Aktion „Ereignis bearbeiten“ verändert den gefundenen Termin und schreibt das Resultat in den Kalender.

So erzeugt Ihr Termine mit nahtlosen Übergängen und echten Abschlusszeiten im Kalender.

Von Immo Junghärtchen

Seit 1996 bin ich Mac-Anwender mit Begeisterung. Während meines Studiums habe ich mich um die Apple-Computer meiner Freundinnen und Freunde gekümmert und als Promoter im damaligen iTeam für iMacs, iBooks und die ersten iPods geworben. Bei Gravis sammelte ich Erfahrungen im Apple-zentrierten Einzelhandel, in Selbstständigkeit gab ich Kurse für Mac-Neulinge. Über sechs Jahre arbeitete ich als Redakteur für die Zeitschrift "Mac & i" und arbeite jetzt als freier IT-Journalist, unter anderem für Heise Online und die c't.

13 Antworten auf „Fahrtenbucher verbessern“

Hallo,
danke für das Tutorial. Ich habe noch 3 Fragen:
1. Bei mir kommt die Fehlermeldung ‚There was a problem running the shortcut ‚Fahrtenbucher‘‘ – der Kurzbefehl scheint aber ganz normal zu funktionieren.
2. Als letzte Aktion bleibt numbers aktiv – ich hätte gerne den Startbildschirm.
3. Ich möchte das gerne noch weiter automatisieren, dass wenn ich ins Auto einsteige der aktuelle Ort als ‚Beginn der Fahrt‘ und beim Aussteigen das ‚Ende der Fahrt‘ dokumentiert wird.

Kannst du mir da ein paar Tips geben?

Hallo,

Zu 1.)
die Fehlermeldung klingt nach einem Bug in der Kurzbefehle-App – vielleicht beim Anzeigen der Mitteilung. Eventuell lohnt es sich, die Berechtigungen des Kurzbefehls zurückzusetzen und nochmal neu einzurichten.

Zu 2.)
Leider erfordert die Numbers-Aktion, dass das Programm startet. Aktuell kenne ich keinen Workaround, um das Öffnen von Numbers zu umgehen. Alternativ könnte der Kurzbefehl in CSV-Dateien schreiben – dafür muss keine Datei geöffnet oder angezeigt werden. Das habe ich in meinem Tutorial zum Belegmanager Pro vorgeführt.

Zu 3.)
Um die Ausführung des Kurzbefehls zu automatisieren, könntest Du die Ausführung des Kurzbefehls an eine Automation koppeln (Tutorial zu Automationen). Bei einem Auto mit CarPlay-Integration solltest Du das problemlos koppeln können.

Hallo!
Der Fahrtenbucher 1.1 funktioniert bei der 1. Eingabe, es werden die Daten aus dem Kontakt abgefragt.
Bei der 2. Aktivierung kommt die Fehlermeldung:
„Der Vorgang konnte nicht abgeschlossen werden. (MKErrorDomain-Fehler 1.)
Den Kalender habe ich erstellt & bei der ersten Aktivierung wurde in dem Kalender auch ein Termin mit aktuellen Ort erstellt.
Wo liegt der Fehler, ich drehe mich im Kreis, finde die Lösung nicht.
Liebe Grüße vom Niederrhein
Der Gummivernichter
Ps. Hier werden tolle Tipps zu den Kurzbefehlen gezeigt, die sehr hilfreich sind. (Leider für mich manchmal zu hoch :-), aber ich lerne dabei!)

Okay, das ist ja schon mal beeindruckend. Das Problem mit der Numbers-Datei ist schon mal gelöst. Ein großer Schritt vorwärts!

Die Fehlermeldung ist natürlich äußerst kryptisch. MKError deutet auf einen Fehler mit der Karte hin (MK = MapKit). Das stützt meine Vermutung: Typischerweise hat der Kurzbefehl bei der zweiten Ausführung ein Problem, wenn bei der ersten Ausführung keine richtige Adresse aufgenommen wird (inklusive Straße und Hausnummer). Nur in dieser Form kann der Kurzbefehl daraus auch wieder einen Ort basteln. Schau mal in der Tabelle und im Kalender nach, ob da eine vollständige Adresse erfasst ist. Falls nicht, ändere die Adresse im Kalender auf eine, die garantiert an einer Straße liegt. Versuch’s dann noch mal – wenn er jetzt funktioniert, hast Du die Ursache eingekreist.
Dann hilft, fürchte ich, nur noch die dritte Version des Kurzbefehls, die mit Hilfe von ToolBox Pro Geodaten zwischenspeichert.
Eventuell hilft Dir aber auch eine Zusatz-App weiter, die ich selbst noch nicht testen konnte. Sie ist kostenlos, heißt Drivey und erlaubt das Aufzeichnen von Touren mit Kurzbefehl-Aktionen.
Viel Spaß beim weiteren Kurzbefehl-Basteln und danke für das Lob! Freut mich, wenn meine Tipps Dir weiterhelfen.

„Typischerweise hat der Kurzbefehl bei der zweiten Ausführung ein Problem, wenn bei der ersten Ausführung keine richtige Adresse aufgenommen wird (inklusive Straße und Hausnummer). Nur in dieser Form kann der Kurzbefehl daraus auch wieder einen Ort basteln. Schau mal in der Tabelle und im Kalender nach, ob da eine vollständige Adresse erfasst ist. “
Hallo!
Sowohl in der Numbers-Liste wie auch im Kalender ist eine Adresse nach dem erforderlichen Muster vorhanden.
(PLZ, Ort, Straße & Hausnummer)
Ps. Ich benutze die IOS-Version 15.2.1

Dann wird es noch ein wenig aufwendiger. In solchen Fällen ziehe ich immer die Überblick-Aktion schrittweise vorwärts, um zu sehen, bis wohin das Ganze funktioniert, und wo dann der Fehler auftritt.
Ich habe in den letzten Tagen einige Probedurchläufe mit dem Belegmanager 1.1 gemacht, um zu sehen, ob bei mir ein ähnlicher Fehler auftritt. Bei mir läuft er aktuell problemfrei. Du kannst meine Version zum Vergleichen und Ausprobieren herunterladen.

hallo

Idee KLASSE

Aber stelle fest das keine Adresse in dem Kalender eingetragen wird das heisst es bleibt hängen wenn nicht die Kontakte aufgehen !

Bin grade am testen wie ich auch die Kalender eintrage so bearbeite wenn ich es noch mal aufrufe nach 15 min das der Eintrag nicht für 1 std da drin ist !

Bastel es mir grade aus Spesen Abrechnungsbuch um

Das heisst

ich fahre 5 std
In Hannover stelle ich dann auf FAHRZEIT und nach 5 std in Frankfurt will ich abladen das heisst der Eintrag Fahrzeit soll dann nach dem erneuten Eintrag ABLADEN auf 5 Std gehen und wenn ich nach 30 min abladen weiter fahre soll der Eintag 30 Minuten sein !

Jemand ne Idee

Hallo Klaus,
freut mich, wenn der Fahrtenbucher für Dich einen guten Startpunkt für Dein Spesen-Abrechnungsbuch darstellt. Problem Nr. 1 kann damit zusammenhängen, dass der Kurzbefehl immer dann keine ordentliche Adresse speichert, wenn er nicht Straße UND Hausnummer für den aktuellen Ort findet. Gerade auf Baustellen und in Industriegebieten kommt es öfter vor, dass nur ein Straßenname oder noch nicht mal der gefunden wird. Und wenn der Kurzbefehl beim nächsten Durchlauf keine Hausnummer im Kalender entdeckt, kann er keine Geolocation daraus bauen. Darum habe ich noch ein drittes Video namens „Fahrtenbucher entfesselt“ aufgenommen, in dem die App „Toolbox Pro“ beim Umwandeln und Speichern von GPS-Daten hilft.

Was die Terminlänge angeht: Eine gute Idee! Dafür muss der Kurzbefehl den letzten Termin finden, ihm eine neue Endzeit verpassen und dann einen neuen anfangen. Die Aktion „Kalenderereignisse suchen“ kannst Du so einstellen, dass er Dir nur das neueste liefert. In der dahintergehängten Aktion „Ereignisse bearbeiten“ bekommt dieses Ereignis dann ein neues Enddatum: Die aktuelle Uhrzeit. So in etwa könnte das Resultat aussehen: Kurzbefehle: letztes Ereignis aktualisieren
Das Ganze braucht natürlich noch etwas Drumherum, damit der Kurzbefehl beim ersten Ereignis des Tages nicht gleich einen Fehler produziert.

Hallo Immo

So habe mich nach deiner Mitteilung bei Youtube dran gesetzt, funktioniert TOP jetzt mit dem Punkt Kalender bearbeiten!

Endlich habe ich ne APP für meine Monatlichen Spesen in TXT und für meine Frfau im Kalender was ich grade mache.

Solch eine APP wollte ich immer haben und aus kauf APPS mir was zurcht gelegt was aber nie so wollte ich ich es wollte.

Durch deine Anregung der KB habe ich endlich was das so ist wie ich es brauche und haben wollte.

Werde nich ein wenig pfeilen und dann zum download anbieten als nur TXT und TXT mit Kalender

Habe da noch so ein gedanke, finde aber nichts was es mir ermöglicht! Bei jedem Stop bzw abladen usw eine Stecknadel setzen lassen zuvor abfragen ob schon eine ist sonst setzen!

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