Vor einigen Jahren habe ich mir einen Kurzbefehl gebaut, um Quittungen damit direkt im Geschäft einzuscannen und die Ausgabe in einer Tabelle zu erfassen. Damals hieß die App noch Workflow und war unabhängig von Apple. Das Resultat war die Grundlage eines Artikels in der Mac & i.
Inzwischen hat sich viel getan, neue Aktionen kamen dazu, Variablen werden inzwischen viel intuitiver eingesetzt, und die Kurzbefehle-App unterstützt Apples Tabellenverwaltung Numbers ebenso wie die iCloud nun direkt mit einigen Aktionen. Dieses Tutorial zeigt den Aufbau einer Quittungsverwaltung mit der Kurzbefehle-App unter iOS 13.4.
[kofi]
Interaktive Aktionen
Die Aktion „Nach Eingabe fragen“ fordert Anwendern beim Aufrufen des Kurzbefehls auf, etwas einzugeben – in diesem Fall, was gekauft wurde, und für wieviel Geld. Beim Einrichten legt der Ersteller des Kurzbefehls fest, ob er Text, eine Zahl oder ein Datum erwartet. Der Vorteil: Anwender bekommen die jeweils passende virtuelle Tastatur eingeblendet. Außerdem ist die resultierende Variable im passenden Format für die weitere Verwendung.
Listen und hinter Listen
Listen sind Aneinanderreihungen von Eingaben. Das können unterschiedlichste Daten sein, etwa Text, Zahlen, Bilder oder wiederum andere Listen. Sie haben eine Reihenfolge und gelten ansonsten als eine mögliche Form der Variable in den Kurzbefehlen.
Die Aktion „Aus Liste auswählen“ bietet mehrere vorkonfigurierte Aktionen an. Das erleichtert die Eingabe etwa einer Ausgabe-Kategorie, spart Zeit und vermeidet Tippfehler. „Foto aufnehmen“ erlaubt das Ablichten einer Quittung, um sie in der iCloud oder Dropbox abzulegen. Eine andere Verwendung von Listen: Sie sind die Struktur, die in Numbers-Dateien als Werte einer neuen Tabellenzeile erwartet. Die Aktion „Zu Numbers-Tabelle hinzufügen“ erwartet also im Feld „Werte“ eine Liste. Alles andere wird stumpf ins nächste freie Tabellenfeld geschrieben, ohne Aufteilung in einzelne Felder.
Variablen brauchen Namen
Steigt der Umfang eines Kurzbefehls, solltet Ihr Euch gleich schon am Anfang die Zeit nehmen, den Variablen einen Namen zu geben. Dadurch vermeidet Ihr später Verwechslungen und langwieriges Umherscrollen auf der Suche nach der richtigen Eingabe.
Update: Belegmanager unter iOS 14
Mit der neuen Betriebssystemversion gewann die Kurzbefehl-App viele neue Funktionen dazu. Leider haben sich auch einige Bugs eingeschlichen, die den Belegmanager am Funktionieren hindern. Auch nach zwei Monaten (Stand November 2020) sind diese Fehler noch nicht behoben.
Neue Numbers-Aktion
Mit dem Update auf die neue iOS-Version wurde die Numbers-Aktion zum Hinzufügen einer Numbers-Zeile umgestaltet und erweitert. Nun könnt Ihr auswählen, ob die neue Zeile oben oder unten in der ausgewählten Tabelle erscheint. Außerdem ist nun offensichtlich, dass Ihr Blatt- und Tabellennamen ausfüllen müsst. Sie heißt nun „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“.
Der Nachteil: Die bisherige Aktion wird beim Update auf iOS 14 nicht ersetzt oder konvertiert, stattdessen zeigt die Kurzbefehl-App einen kryptischen Fehler. Das Antippen von „Kurzbefehle aktualisieren“ hilft leider nicht weiter.
In diesem Fall müsst Ihr die Aktion entfernen. Zieht stattdessen die Aktion „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“ hinter die Aktion „Datei abrufen“. Das Feld mit der Zieldatei sollte dann automatisch ausgefüllt werden. Für das erste Feld wählt Ihr den Zauberstab und tippt auf die magische Variable unter der Liste (ich habe sie in „Tabellenwerte“ umbenannt). Tragt bei Blattname „2020“, bei Tabellenname „aktuell“ ein, um die alte Funktionsweise wiederherzustellen. Nicht vergessen: Ausprobieren, ob’s klappt!
Numbers-Datei unter iOS 14
Ein weiterer Bug unter iOS 14 betrifft das Anlegen der Numbers-Datei: Sie lässt sich am iPhone oder iPad nicht mehr in den Ordner „Kurzbefehle“ bewegen. Der Button „Bewegen“ ist ausgegraut, sobald man in der Dateien-App oder in Numbers in Shortcuts-Ordner verweilt:
Dieser Fehler ist nicht universell, sondern betrifft nur bestimmte Apple-IDs. Ich selbst kann mit meiner Standard-iCloud-Anmeldung weiterhin Dateien in den Shortcuts-Ordner verschieben. Eine zweite Apple ID erlaubte es mir nicht. Doch unter meinem YouTube-Video häufen sich die Kommentare, die von diesem Problem berichten.
Der einfachste Workaround: Legt die Datei direkt am Zielort an. Dafür öffnet Ihr Numbers, tippt in der Datei-Übersicht auf „Durchsuchen“ und bewegt Euch im iCloud Drive in den Ordner „Shortcuts und tippt dort auf „Tabelle erstellen“:
Danach wählt Ihr die Vorlage aus, benennt die Datei „Ausgaben“, das Blatt „2020“ und die Tabelle „aktuell“, wie im Video beschrieben.
Problem beim Start übers Widget
Zudem scheitert der Kurzbefehl derzeit unter iOS 14, wenn Ihr ihn aus einem Widget heraus aufruft. Oft bricht der Kurzbefehl beim Aufnehmen des Belegs ab. Das könnt Ihr verhindern, indem Ihr die Aktion „In der App ‚Kurzbefehle‘ fortfahren“ an den Anfang, zumindest aber vor die Aktion „Foto aufnehmen“ bewegt.
Kurzbefehl zum Download
Zum Download des Kurzbefehls die folgende URL direkt auf dem iPhone oder iPad öffnen:
Belegmanager 1.0 (iOS 13)
Ursprüngliche Version, läuft fehlerfrei nur unter iOS 13.
Belegmanager 1.03 (iOS 14)
Version 1.03 entspricht dem Entwicklungsstand des ersten Videos, hat aber obendrein die oben beschriebenen Anpassungen an iOS 14 erhalten.
Belegmanager mit Ortserfassung, angepasst für iOS 16
Numbers-Datei
Vorlage für Apples Tabellenkalkulation, bitte die Datei herunterladen und in den Ordner „Shortcuts“ bewegen.