Folge 09 – Einfach mal die Fräse halten

Shownotes

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Intro

„Papa spielt Diablo“, produziert von Arne

Begrüßung

Heute zu Besuch: Holger (@incredibleholg), ehemals verdienter Teilzeiter bei Gravis, jetzt Redakteur bei Mac & i und neuerdings Vater!

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iOS 15: Kurzbefehl-Neuigkeiten

iOS 15 liefert für Automatisierungsenthusiasten wie mir so Einiges an Frischfutter: Eine umgestaltete Oberfläche, neue Datenschutz-Einstellungen und ordentlich neue Aktionen. Ich gebe Euch jetzt einen Überblick, was es Neues zu entdecken gibt.

Allgemeines

Übersicht und Galerie sind unverändert. Erst wenn Ihr die Bearbeitung einzelner Kurzbefehle startet, seht Ihr die vielen kleinen und großen Verbesserungen.

Zuallererst sind die Einstellungen komplett neu aufgeteilt worden. Bisher, also unter iOS 14, gab es eine durchgehende Kopfleiste, in der mittig der Kurzbefehl-Name prangte. Der Button rechts daneben öffnete ein schwebendes Fenster – die Kurzbefehl-Details. Dieser Dialog platzte aus allen Nähten, nachdem mit jeder neuen Version zusätzliche Einstellungen dazukamen.

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Fahrtenbucher entfesselt

Der Kurzbefehl zum automatischen Protokollieren der Streckenkilometer hat eine Achillesferse: Gibt es keinen Straßennamen oder keine Hausnummer, streikt er – und das erst beim nächsten Ausführen. Dann hat er unvollständige Adressdaten in den Zwischenspeicher (Kalender oder Adressbuch) geschrieben und scheitert, wenn er daraus eine neue Ortsangabe basteln will.

Intern arbeitet auch die Kurzbefehle-App mit Längen- und Breitengraden. Damit sind sehr exakte Ortsangaben möglich. Man kann sogar Längen- und Breitengrad-Werte mittels der Aktion „Details von Ort abrufen“ herausfiltern. Nur erlaubt die Kurzbefehle-App es nicht, aus diesen Zahlen wieder ein Ortsobjekt zu basteln.

Dafür braucht Ihr eine zusätzliche App: „Toolbox Pro“ von Alexander Hay. Sie lässt sich kostenlos im App Store herunterladen, allerdings benötigen die aufwendigen Aktionen einen (einmaligen) in-App-Kauf, damit sie funktionieren. Für aktuell 7 € könnt Ihr dann nicht nur flexibler mit Euren Ortsdaten umgehen, sondern könnt auch die iCloud-Ordner-Grenze überwinden: Ihr könne einen anderen iCloud-Ordner als Bookmark definieren, auf den Ihr dann mit den entsprechenden Toolbox-Pro-Aktionen zugreifen könnt.

Aber ich schweife ab. Ich wollte ja zeigen, wie die Ortsbestimmung funktioniert. Hier ist das Video:

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Fahrtenbuch per Kurzbefehl

Freiberufler_innen und Selbstständige brauchen oft eine Auflistung ihrer Dienstfahrten. Von Hand ins Oktavheft geschrieben, gerät das eher anstrengend – wenn das iPhone das Ganze in Windeseile protokollieren kann.

Der GPS-Sensor in iPhones (und iPads mit SIM-Kartensteckplatz) bestimmt in wenigen Sekunden den Aufenthaltsort, und dies ist schnell in eine Adresse umgewandelt. Diese Daten sind schnell in eine Tabelle protokolliert. Wer auch gleich noch die Streckenkilometer ausgerechnet bekommen will, muss den vorigen Aufenthaltsort, also den Startpunkt aufgezeichnet haben. Dafür muss man ein bisschen tricksen, denn freiwillig merkt sich ein Kurzbefehl eine Daten – und schon gar nicht Ortsdaten.

Für das Finanzamt ist diese Prozedur eher ungeeignet – da Ihr die Tabelle ohne Weiteres nachträglich bearbeiten könnt, akzeptieren die Steuerbehörden diese Form nicht als offiziellen Fahrtnachweis. Aber zum Vergleich und als allgemeine Übersicht unabhängig vom offiziellen Fahrtenbuch taugt der Kurzbefehl hervorragend.

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Quittungs-Scanner mit Ortsinformationen erweitern

Da iPhones (und iPads mit SIM-Kartenschlitz) einen GPS-Sensor aufweisen, kann man den aktuellen Aufenthaltsort schnell erfassen. Mit der Kurzbefehle-App verwendet Ihr die Ortsdaten, etwa um Entfernungen zu berechnen, bestimmte Geschäfte in der Nähe zu finden oder ein Ortstagebuch zu führen.

Der selbstgebaute Quittungsscanner lässt sich etwa mit der Funktion erweitern, den Namen und die Adresse des besuchten Geschäfts in die Tabelle der Ausgaben aufzunehmen.

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Interaktiver Quittungs-Scanner per Kurzbefehle-App (iOS/iPadOS)

Vor einigen Jahren habe ich mir einen Kurzbefehl gebaut, um Quittungen damit direkt im Geschäft einzuscannen und die Ausgabe in einer Tabelle zu erfassen. Damals hieß die App noch Workflow und war unabhängig von Apple. Das Resultat war die Grundlage eines Artikels in der Mac & i.

Inzwischen hat sich viel getan, neue Aktionen kamen dazu, Variablen werden inzwischen viel intuitiver eingesetzt, und die Kurzbefehle-App unterstützt Apples Tabellenverwaltung Numbers ebenso wie die iCloud nun direkt mit einigen Aktionen. Dieses Tutorial zeigt den Aufbau einer Quittungsverwaltung mit der Kurzbefehle-App unter iOS 13.4.

Kurzbefehl-Tutorial 3: interaktiver Quittungs-Scanner

Interaktive Aktionen

Die Aktion „Nach Eingabe fragen“ fordert Anwendern beim Aufrufen des Kurzbefehls auf, etwas einzugeben – in diesem Fall, was gekauft wurde, und für wieviel Geld. Beim Einrichten legt der Ersteller des Kurzbefehls fest, ob er Text, eine Zahl oder ein Datum erwartet. Der Vorteil: Anwender bekommen die jeweils passende virtuelle Tastatur eingeblendet. Außerdem ist die resultierende Variable im passenden Format für die weitere Verwendung.

Listen und hinter Listen

Listen sind Aneinanderreihungen von Eingaben. Das können unterschiedlichste Daten sein, etwa Text, Zahlen, Bilder oder wiederum andere Listen. Sie haben eine Reihenfolge und gelten ansonsten als eine mögliche Form der Variable in den Kurzbefehlen.

Die Aktion „Aus Liste auswählen“ bietet mehrere vorkonfigurierte Aktionen an. Das erleichtert die Eingabe etwa einer Ausgabe-Kategorie, spart Zeit und vermeidet Tippfehler. „Foto aufnehmen“ erlaubt das Ablichten einer Quittung, um sie in der iCloud oder Dropbox abzulegen. Eine andere Verwendung von Listen: Sie sind die Struktur, die in Numbers-Dateien als Werte einer neuen Tabellenzeile erwartet. Die Aktion „Zu Numbers-Tabelle hinzufügen“ erwartet also im Feld „Werte“ eine Liste. Alles andere wird stumpf ins nächste freie Tabellenfeld geschrieben, ohne Aufteilung in einzelne Felder.

Variablen brauchen Namen

Steigt der Umfang eines Kurzbefehls, solltet Ihr Euch gleich schon am Anfang die Zeit nehmen, den Variablen einen Namen zu geben. Dadurch vermeidet Ihr später Verwechslungen und langwieriges Umherscrollen auf der Suche nach der richtigen Eingabe.

Update: Belegmanager unter iOS 14

Mit der neuen Betriebssystemversion gewann die Kurzbefehl-App viele neue Funktionen dazu. Leider haben sich auch einige Bugs eingeschlichen, die den Belegmanager am Funktionieren hindern. Auch nach zwei Monaten (Stand November 2020) sind diese Fehler noch nicht behoben.

Unter iOS 14 gibt es vier Punkte zu beachten, damit der Belegmanager auch im neuen Betriebssystem reibungslos funktioniert.

Neue Numbers-Aktion

Mit dem Update auf die neue iOS-Version wurde die Numbers-Aktion zum Hinzufügen einer Numbers-Zeile umgestaltet und erweitert. Nun könnt Ihr auswählen, ob die neue Zeile oben oder unten in der ausgewählten Tabelle erscheint. Außerdem ist nun offensichtlich, dass Ihr Blatt- und Tabellennamen ausfüllen müsst. Sie heißt nun „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“.

Der Nachteil: Die bisherige Aktion wird beim Update auf iOS 14 nicht ersetzt oder konvertiert, stattdessen zeigt die Kurzbefehl-App einen kryptischen Fehler. Das Antippen von „Kurzbefehle aktualisieren“ hilft leider nicht weiter.

Zwischen iOS 13 und iOS 14 geht die Numbers-Aktion kaputt.

In diesem Fall müsst Ihr die Aktion entfernen. Zieht stattdessen die Aktion „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“ hinter die Aktion „Datei abrufen“. Das Feld mit der Zieldatei sollte dann automatisch ausgefüllt werden. Für das erste Feld wählt Ihr den Zauberstab und tippt auf die magische Variable unter der Liste (ich habe sie in „Tabellenwerte“ umbenannt). Tragt bei Blattname „2020“, bei Tabellenname „aktuell“ ein, um die alte Funktionsweise wiederherzustellen. Nicht vergessen: Ausprobieren, ob’s klappt!

Numbers-Datei unter iOS 14

Ein weiterer Bug unter iOS 14 betrifft das Anlegen der Numbers-Datei: Sie lässt sich am iPhone oder iPad nicht mehr in den Ordner „Kurzbefehle“ bewegen. Der Button „Bewegen“ ist ausgegraut, sobald man in der Dateien-App oder in Numbers in Shortcuts-Ordner verweilt:

Die Funktion „Bewegen“ oben rechts ist unter iOS 14.2 inaktiv, wenn Ihr eine Numbers-Datei in den Shortcuts-Ordner bewegen wollt.

Dieser Fehler ist nicht universell, sondern betrifft nur bestimmte Apple-IDs. Ich selbst kann mit meiner Standard-iCloud-Anmeldung weiterhin Dateien in den Shortcuts-Ordner verschieben. Eine zweite Apple ID erlaubte es mir nicht. Doch unter meinem YouTube-Video häufen sich die Kommentare, die von diesem Problem berichten.

Der einfachste Workaround: Legt die Datei direkt am Zielort an. Dafür öffnet Ihr Numbers, tippt in der Datei-Übersicht auf „Durchsuchen“ und bewegt Euch im iCloud Drive in den Ordner „Shortcuts und tippt dort auf „Tabelle erstellen“:

Bewegt Euch in der Dateiübersicht zuerst in den Shortcuts-Ordner und legt dort eine neue Datei an.

Danach wählt Ihr die Vorlage aus, benennt die Datei „Ausgaben“, das Blatt „2020“ und die Tabelle „aktuell“, wie im Video beschrieben.

Problem beim Start übers Widget

Zudem scheitert der Kurzbefehl derzeit unter iOS 14, wenn Ihr ihn aus einem Widget heraus aufruft. Oft bricht der Kurzbefehl beim Aufnehmen des Belegs ab. Das könnt Ihr verhindern, indem Ihr die Aktion „In der App ‚Kurzbefehle‘ fortfahren“ an den Anfang, zumindest aber vor die Aktion „Foto aufnehmen“ bewegt.

Die Aktion „In der App ‚Kurzbefehle‘ fortsetzen“ behebt das Problem, dass der Kurzbefehl unter iOS 14 nicht mehr aus dem Widget heraus funktioniert.

Übergroße Bilddateien

Klammheimlich hat die Kurzbefehle-App in iOS 14 das Standardformat für gespeicherte Bilddateien geändert. Fortan sichert die Kurzbefehle-App Aufnahmen im PNG-Format. Dies ist platzsparend bei Grafiken mit gleichfarbigen Flächen – etwa iOS-Screenshots. Bei Fotos jedoch sind diese Dateien ungleich größer als die bisher üblichen JPEGs.

Deshalb empfiehlt es sich, die Aktion „Bild konvertieren“ hinzuzufügen. Wählt man „JPEG“ als Format, sind die resultierenden Dateien um etwa den Faktor 8 kleiner als ihr PNG-Pendant.

Das JPEG-Format ist nicht mehr Standard in den Kurzbefehlen. Bei Fotos spart die Konversion ordentlich Speicherplatz und Datenvolumen.

Wichtig: Die folgenden Aktionen müssen angepasst werden, damit sie nicht weiter mit der magischen Variable aus der Größenänderung (Benennung: „Geändertes Bild“) weiterarbeiten. Wählt die Variable aus, tippt auf „Entfernen“, dann den Zauberstab und schließlich die magische Variable „Konvertiertes Bild“.

iOS 14.4/Numbers 11: Keine Daten in Numbers

Seit April 2021 berichten einige Anwender, dass ihr Kurzbefehl keine Zeile mehr zur Tabelle hinzufügt – wenn zwischendurch eine andere Numbers-Datei geöffnet wurde oder die Tabellenkalkulation länger nicht mehr aktiv war. Mit ein bisschen Umgestaltung bringt Ihr den Kurzbefehl dazu, die Numbers-Datei vorher zu öffnen. Dann klappt die Einkaufserfassung wieder.

Kurzbefehl zum Download

Zum Download des Kurzbefehls die folgende URL direkt auf dem iPhone oder iPad öffnen:

Belegmanager 1.0 (iOS 13)

Ursprüngliche Version, läuft fehlerfrei nur unter iOS 13.

Belegmanager 1.03 (iOS 14)

Version 1.03 entspricht dem Entwicklungsstand des ersten Videos, hat aber obendrein die oben beschriebenen Anpassungen an iOS 14 erhalten.

Belegmanager 1.04 (iOS 14)

Auf iOS 14 angepasste Version mit den zusätzlichen Erweiterungen des zweiten Videos.

Belegmanager 1.35 (iOS 14.4)

Inklusive Abfrage von Ortsinformationen und Option für PDF-Verarbeitung. Umfasst obendrein einen Workaround für den Bug, der verhindert, dass eine neue Zeile in die Numbers-Tabelle geschrieben wird, wenn diese vorher nicht geöffnet war.

Belegmanager

V. 1.4, angepasst für iOS 15

Belegablage

V 1.0 – unter iOS 15 gibt es Probleme mit dem umfangreichen multifunktionalen Belegmanager, weshalb die PDF-Verarbeitung (z.B. aus E-Mails) nun in einem separaten Kurzbefehl abgefrühstückt wird.

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Allgemein iPad/iPhone

iOS-Kurzbefehle-App: Der erste Kurzbefehl (Video)

iPhones, iPads und iPod touches haben mit iOS 13 die Kurzbefehle-App spendiert bekommen. Sie wird mit dem Update auf jedes Gerät installiert und verwaltet dort Sprachbefehle sowie persönliche Automatisierungs-Workflows.

Auch wenn die einzelnen Bausteine (Aktionen) der Kurzbefehle-App es recht einfach machen, den eigenen Algorithmus aufzubauen – es bedarf trotzdem etwas Programmierer-Denke, um zum Ziel zu gelangen. Die erfolgreichste Methode erfordert kleine Schritte. Jedes kleine Feature wird einzeln gebaut und getestet, dann kommt das nächste.

Start mit „Text“

Die erste Aktion fast jedes Kurzbefehls ist bei mir „Text“. Dort trägt man seinen ersten Test-Inhalt ein, um ihn danach durch unterschiedlichste Aktionen zu jagen.Auch wenn ich nicht gerade einen 08/15-Tweet vorbereiten will oder eine Telefonnotiz passend formatiert haben will: Die Aktion ist ungemein wichtig. Mit ihr bekommt man etwa eine Internet-Adresse in den Kurzbefehl. Ich kann Testwerte eintragen oder die Resultate anderer Aktionen in einer Text-Aktion zusammenführen.

Der Allrounder „Überblick“

Zum Nachsehen, was eine Kurzbefehl-Aktion denn gerade ausspuckt, nutze ich meistens „Überblick“. Am Ende des Kurzbefehls ersetzt sie das endgültige Ziel, solange ich nicht sicher bin, dass alles funktioniert. Zwischen zwei Aktionen geschoben zeigt sie mir an, was das aktuelle Resultat ist, und arbeitet dann weiter. So ein Beobachtungspunkt ist beim Programmieren ungemein wichtig. Wenn’s haarig wird, hilft die Aktion „Inhaltsdiagramm anzeigen“ weiter. In den meisten Fällen liefert diese aber zu viel Informationen.

Datumsformat anpassen

Im Video wird ein individuelles Datumsformat verwendet. Für die richtige Anwendung der Unicode-Nomenklatur #35 gibt es ein Support-Dokument von Apple, das ihre Anwendung in verständlichen Beispiele erklärt.

Mehr zu Kurzbefehlen

Die Mac & i hat mehrere Artikel zur Kurzbefehle-App veröffentlicht: Die Titelgeschichte der Ausgabe 1/2019, „Zaubern, tricksen, automatisieren“ (kostenpflichtiger Artikel) beschreibt 20 Automatisierungslösungen für macOS und iOS. Die beschriebenen Kurzbefehle lassen sich herunterladen in den Bonusinhalten, dazu kommen weitere Tipps zum Individualisieren.

In Mac & i Heft 5/2019 liefert der Praxisartikel zur Kurzbefehle-App in iOS 13 (kostenpflichtiger Artikel) aktuelle Tipps zur neuen Version.

Der Online-Tipp „Shortcuts teilen – nicht vertrauenswürdige Kurzbefehle erlauben“ hilft weiter, wenn Ihr beim Herunterladen eines Kurzbefehls auf eine Fehlermeldung stoßt.