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Quittungen organisiert ablegen per Kurzbefehl

Quittungen, Fahrkarten, Tickets. Vergängliche, aber wertvolle Papierstreifen. Denn um sie ordnungsgemäß abrechnen zu können, müsst Ihr das Originaldokument aufbewahren. Anstrengend, denn erstens passen sie nicht so ohne weiteres in einen Standard-DIN-A4-Ordner. Zweitens bleichen klassische Bons auf Thermosublimationspapier nach einiger Zeit aus, so dass sie sich nach einiger Zeit schwer lesbar sind. Drittens gehören zu jedem Beleg ein paar Infos dazu, um ihn richtig zuordnen zu können. Und viertens wäre eine parallele PDF-Datei super, um analog und digital den Überblick behalten zu können.

Darum habe ich einen Kurzbefehl gebaut, der die meisten dieser Aufgaben übernimmt. Er bringt bis zu vier Belegfotos auf eine Seite, fragt nach Datum, Beschreibung und Kategorie Das Resultat kann ich dann ausdrucken und die Originalzettel draufkleben – und das PDF in der iCloud sichern.

Tutorial „Belegvorlage per Kurzbefehl“ auf YouTube (öffnet in neuem Tab)
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iOS 15.4: Neues für die Kurzbefehle

iOS 15.4 bringt einige Neuigkeiten für die Kurzbefehle, über die Apple sich wieder weitgehend ausschweigt. Ich stelle Euch die drei wichtigsten vor – sie haben es alle in sich.

Video „iOS 15.4 – Kurzbefehl-Neuigkeiten“ (YouTube) in neuem Fenster öffnen.

Diesmal veröffentlichte Apple sogar ein Support-Dokument mit allen Änderungen unter iOS 15.4 und macOS 12.3 – viele davon sind Fehlerbehebungen und unter macOS nachgerüstete Features.

Weniger Mitteilungen

Das erste, was viele begeistern wird: Ihr könnt jetzt die Benachrichtigung bei Automationen ausschalten. Damit füllt sich Eure Mitteilungsliste nicht mehr mit überflüssigen Meldungen. Das gilt allerdings nur für die Automationen, die ohne Bestätigung laufen dürfen. Der Schalter dafür erscheint, sobald Ihr dies deaktiviert. Und diesen gibt es nicht bei allen Automationsauslösern. Die alte Einschränkung, dass nur bestimmte Automationen ohne Bestätigung laufen dürfen, bleibt bestehen.

In meinem Beitrag zu Automationen unter iOS 15 findet Ihr eine Tabelle, die zeigt, welche der Auslöser ohne Bestätigung laufen dürfen.

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Formatierter Text per Kurzbefehl (Tutorial)

Beim Erfassen von Notizen und Messwerten setzt Apples Kurzbefehle-App auf Klartext – frei von Formatierungen wie Überschriften, kursivem Text und Tabellen. In diesem Video erfahrt Ihr, wie Ihr mit Hilfe von Markdown- und HTML-Aktionen trotzdem formatierten Text ausgebt, wie Ihr ihn in die Notizen-App bekommt, wie Ihr Text in unterschiedlichen Stilen exportiert, und wie Ihr sogar Tabellen erzeugen könnt – interaktiv und mit einem einzigen Kurzbefehl.

YouTube-Video „Formatierter Text per Kurzbefehl“ (öffnet in neuem Reiter)
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Tagebuch führen per Kurzbefehl

iPhone und iPad eignen sich hervorragend, um die eigenen Erlebnisse zu reflektieren und protokollieren: Immer dabei, leicht und unauffällig bedienbar, Kameras und Mikrofone zeichnen in toller Qualität auf. Das haben natürlich auch App-Hersteller wie Day One erkannt. Sie sammeln Daten und präsentieren sie in eleganter Form.

Dafür wollen sie aber auch Geld sehen – oftmals sogar wiederkehrend. Day One etwa gibt es nur noch im Abo. Das Geld ist der Funktionsumfang sicherlich wert. Mich reizt aber die Idee, mit Hilfe von Kurzbefehlen die ganze Prozedur selbst zu organisieren und alles Geschriebene in Klartext auf der iCloud zu sichern. Mit Hilfe von Share-Sheet-Erweiterungen kann ich passgenau für jeden Dateityp meine eigene Methode festlegen.

Bild anklicken, um zum Video auf YouTube zu wechseln
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Apples Umsätze 2009-2022

Diagramme zum Draufstarren und Schlüsseziehen.

Quelle für die neuesten Zahlen ist Apples Quartalszahlenbericht für 1/2022. Das Weihnachtsquartal wird bei Apple bereits dem neuen Jahr zugerechnet, so dass die Zahlen für die Kalenderjahre jeweils die Zahlen des Quartals 2 – 4 sowie das erste Quartal des Folgejahrs umfassen.

Apples Gesamtumsatz, aufgeschlüsselt nach Produktkategorien.

Weitere Diagramme und Anmerkungen nach dem Klick auf „weiterlesen“ …

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Adventskalender digital – per Kurzbefehl

Die größte Herausforderung bei Adventskalendern: Bis zum 30. November muss alles zusammensein, um für den Dezember eine tägliche Überraschung bereit zu halten. Vierundzwanzig einzelne Päckchen, liebevoll ausgewählt, verpackt und in einem kunstvollen Arrangement zusammengefügt – eine mittlere Herausforderung.

Mit dem Kurzbefehl „Adventomat“ habt Ihr ein bisschen mehr Zeit, denn erstens erspart Ihr Euch das Verpacken, und zweitens verschickt Ihr täglich einen Coupon, anstatt zum Dezemberbeginn alles zusammengetragen haben zu müssen.

So kommt der Adventscoupon an – ein PDF mit antippbarer Kalenderzahl im Kopf und gut ablesbarem QR-Code. Alternativ druckt Ihr das Ding auch schlicht aus; am besten gleich sechs oder acht Einzel-PDFs auf einer Seite. Dann braucht Ihr nur vier beziehungsweise drei Blätter.

Ihr könnt Euch nicht nur den Kurzbefehl herunterladen und selbst verwenden (der Links ist am Ende des Blog-Beitrags) – ich zeige Euch obendrein, wie ich den Kurzbefehl gebaut habe.

Grundidee: Alles übers Netz

Die Inhalte sollen alle im Internet aufrufbar sein, sie haben also eine URL. Das können auch Cloud-Dateien, also nicht-öffentliche Links sein, also etwa auf geteilte Dropbox-Dateien, iCloud-Dokumente oder private YouTube-Videos.

Für jeden einzelnen Tag möchte ich einen Coupon erstellen, der unterschiedlich aufrufbar ist. Manche Inhalte benötigen vielleicht ein Kennwort oder eine Beschreibung, darum kommt zu der Internet-Adresse noch ein Kommentarfeld.

Ich möchte ein möglichst universelles Advents-Ticket verschicken, also eins, das sowohl anklickbar ist als auch mit dem Handy als QR-Code zu erkennen ist. Dafür verwende ich das PDF-Format.

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Belegmanager pro: automatische Belegnummer (Kurzbefehl-Tutorial)

Vor gut anderthalb Jahren habe ich mein Tutorial zum Belegmanager-Kurzbefehl vorgestellt. In den Folgevideos habe ich dann noch zusätzliche Funktionen nachgerüstet, etwa um die Adresse des Geschäfts zu erfassen oder mehrseitige Belege zu scannen.

Bis heute ist es mein beliebtestes Projekt bei YouTube. Und es gab zusätzliche Fähigkeiten, die Ihr Euch für die Quittungserfassung gewünscht habt. Einer der häufigsten Wünsche: Eine laufende Belegnummer. Dafür muss der Kurzbefehl herausfinden können, was er im letzten Durchlauf für eine Zahl verwendet hat.

Damit das gelingt, fange ich nochmal ganz von vorn an, verzichte auf die Aktionen der Tabellenkalkulation Numbers und wechsle auf das Klartextformat CSV.

Youtube-Video: Belegmanager pro (öffnet in neuem Fenster)
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iMessage: Dunkelmodus stellt Zeichnung anders dar

Apples Betriebssystempalette erlaubt den Wechsel zwischen Hell- und Dunkelmodus. Sowohl macOS als auch iOS können auf dunklen Bildschirmhintergrund umschalten. Anwender können sich für einen Modus entscheiden, von Hand wechseln oder automatisch bei Sonnenuntergang umschalten lassen. Beim Wechsel passt das System alle Fenster, Leisten und Eingabefelder in der Darstellung an.

Das könnt Ihr ausnutzen, um eine Zeichnung zu erstellen, die unterschiedlich aussieht im hellen und im dunklen Modus. Dafür braucht Ihr nur die Notizen-App.

Das Video führt Euch in einer Minute vor, wie Ihr eine modusabhängige Nachricht erzeugt:

YouTube-Video „iMessage-Prank“ (öffnet in neuem Fenster)

Das ist übrigens kein Fehler im Betriebssystem, sondern das erwünschte Verhalten – denn die Notizen-App erzeugt Grafiken mit transparenten Inhalten und überträgt sie rand- und hintergrundbefreit in die Nachrichten-App.

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Text erkennen in iOS 15

Jetzt ist es noch einfacher, Texte zu erkennen – das gelingt direkt aus der Kamera-App. Ihr könnt erkannten Text direkt aus der Vorschau kopieren und in eine Notizen-App übertragen. Bei mehrseitigen Dokumenten erstellt Ihr Euch mit wenigen Schritten einen Kurzbefehl, um schnell längere Texte zusammenzuführen.

YouTube-Video zur Texterkennung (öffnet in neuem Tab)
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Automationen unter iOS 15 (Tutorial)

Was Kurzbefehle, HomeKit und Fokus (neu in iOS 15) richtig aufregend macht, sind Automationen – also das Ausführen von Funktionen ohne direktes Aktivieren. Es gibt eine Menge unterschiedlicher Auslöser für jeden der drei Bereiche. Durch geschicktes Kombinieren ihrer Funktionen holt jede_r das beste für sich heraus.

Automationen für iOS 15 (VIdeo-Tutorial) auf YouTube ansehen

Eine Automation ist nach Apples Begriffsnutzung eine selbstständig ausgeführte Aktion. Sie existieren in iOS 15 an drei Orten: Zunächst einmal in der App „Home“; dort sind sie als Erstes entstanden. Dann gibt es sie in der App „Kurzbefehle“. In ihr werden übrigens die Home-Automationen auch angezeigt, was etwas verwirrend ist.

Der jüngste Neuzugang findet sich in den Einstellungen als Unterpunkt eines Fokus: Die unter iOS 15 eingeführten Fokus-Modi lassen sich von einer oder mehreren Automationen auslösen.