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Quittungen organisiert ablegen per Kurzbefehl

Quittungen, Fahrkarten, Tickets. Vergängliche, aber wertvolle Papierstreifen. Denn um sie ordnungsgemäß abrechnen zu können, müsst Ihr das Originaldokument aufbewahren. Anstrengend, denn erstens passen sie nicht so ohne weiteres in einen Standard-DIN-A4-Ordner. Zweitens bleichen klassische Bons auf Thermosublimationspapier nach einiger Zeit aus, so dass sie sich nach einiger Zeit schwer lesbar sind. Drittens gehören zu jedem Beleg ein paar Infos dazu, um ihn richtig zuordnen zu können. Und viertens wäre eine parallele PDF-Datei super, um analog und digital den Überblick behalten zu können.

Darum habe ich einen Kurzbefehl gebaut, der die meisten dieser Aufgaben übernimmt. Er bringt bis zu vier Belegfotos auf eine Seite, fragt nach Datum, Beschreibung und Kategorie Das Resultat kann ich dann ausdrucken und die Originalzettel draufkleben – und das PDF in der iCloud sichern.

Tutorial „Belegvorlage per Kurzbefehl“ auf YouTube (öffnet in neuem Tab)
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iOS 15.4: Neues für die Kurzbefehle

iOS 15.4 bringt einige Neuigkeiten für die Kurzbefehle, über die Apple sich wieder weitgehend ausschweigt. Ich stelle Euch die drei wichtigsten vor – sie haben es alle in sich.

Video „iOS 15.4 – Kurzbefehl-Neuigkeiten“ (YouTube) in neuem Fenster öffnen.

Diesmal veröffentlichte Apple sogar ein Support-Dokument mit allen Änderungen unter iOS 15.4 und macOS 12.3 – viele davon sind Fehlerbehebungen und unter macOS nachgerüstete Features.

Weniger Mitteilungen

Das erste, was viele begeistern wird: Ihr könnt jetzt die Benachrichtigung bei Automationen ausschalten. Damit füllt sich Eure Mitteilungsliste nicht mehr mit überflüssigen Meldungen. Das gilt allerdings nur für die Automationen, die ohne Bestätigung laufen dürfen. Der Schalter dafür erscheint, sobald Ihr dies deaktiviert. Und diesen gibt es nicht bei allen Automationsauslösern. Die alte Einschränkung, dass nur bestimmte Automationen ohne Bestätigung laufen dürfen, bleibt bestehen.

In meinem Beitrag zu Automationen unter iOS 15 findet Ihr eine Tabelle, die zeigt, welche der Auslöser ohne Bestätigung laufen dürfen.

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Formatierter Text per Kurzbefehl (Tutorial)

Beim Erfassen von Notizen und Messwerten setzt Apples Kurzbefehle-App auf Klartext – frei von Formatierungen wie Überschriften, kursivem Text und Tabellen. In diesem Video erfahrt Ihr, wie Ihr mit Hilfe von Markdown- und HTML-Aktionen trotzdem formatierten Text ausgebt, wie Ihr ihn in die Notizen-App bekommt, wie Ihr Text in unterschiedlichen Stilen exportiert, und wie Ihr sogar Tabellen erzeugen könnt – interaktiv und mit einem einzigen Kurzbefehl.

YouTube-Video „Formatierter Text per Kurzbefehl“ (öffnet in neuem Reiter)

Folge 12 – Eine Frage des Charakter(bogen)s

Shownotes:

Intro

„Wenn’s um Projekte geht – VPN Podcast!“ – produziert von Arne

Hausmeisterei

VPNPod bei fyyd

Podlove Podcast Publishing

Charakterbogen überarbeiten

Handwerk

Magie

Gaukelei

Charakterbögen

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Belegmanager pro: automatische Belegnummer (Kurzbefehl-Tutorial)

Vor gut anderthalb Jahren habe ich mein Tutorial zum Belegmanager-Kurzbefehl vorgestellt. In den Folgevideos habe ich dann noch zusätzliche Funktionen nachgerüstet, etwa um die Adresse des Geschäfts zu erfassen oder mehrseitige Belege zu scannen.

Bis heute ist es mein beliebtestes Projekt bei YouTube. Und es gab zusätzliche Fähigkeiten, die Ihr Euch für die Quittungserfassung gewünscht habt. Einer der häufigsten Wünsche: Eine laufende Belegnummer. Dafür muss der Kurzbefehl herausfinden können, was er im letzten Durchlauf für eine Zahl verwendet hat.

Damit das gelingt, fange ich nochmal ganz von vorn an, verzichte auf die Aktionen der Tabellenkalkulation Numbers und wechsle auf das Klartextformat CSV.

Youtube-Video: Belegmanager pro (öffnet in neuem Fenster)
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iMessage: Dunkelmodus stellt Zeichnung anders dar

Apples Betriebssystempalette erlaubt den Wechsel zwischen Hell- und Dunkelmodus. Sowohl macOS als auch iOS können auf dunklen Bildschirmhintergrund umschalten. Anwender können sich für einen Modus entscheiden, von Hand wechseln oder automatisch bei Sonnenuntergang umschalten lassen. Beim Wechsel passt das System alle Fenster, Leisten und Eingabefelder in der Darstellung an.

Das könnt Ihr ausnutzen, um eine Zeichnung zu erstellen, die unterschiedlich aussieht im hellen und im dunklen Modus. Dafür braucht Ihr nur die Notizen-App.

Das Video führt Euch in einer Minute vor, wie Ihr eine modusabhängige Nachricht erzeugt:

YouTube-Video „iMessage-Prank“ (öffnet in neuem Fenster)

Das ist übrigens kein Fehler im Betriebssystem, sondern das erwünschte Verhalten – denn die Notizen-App erzeugt Grafiken mit transparenten Inhalten und überträgt sie rand- und hintergrundbefreit in die Nachrichten-App.

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Text erkennen in iOS 15

Jetzt ist es noch einfacher, Texte zu erkennen – das gelingt direkt aus der Kamera-App. Ihr könnt erkannten Text direkt aus der Vorschau kopieren und in eine Notizen-App übertragen. Bei mehrseitigen Dokumenten erstellt Ihr Euch mit wenigen Schritten einen Kurzbefehl, um schnell längere Texte zusammenzuführen.

YouTube-Video zur Texterkennung (öffnet in neuem Tab)
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Automationen unter iOS 15 (Tutorial)

Was Kurzbefehle, HomeKit und Fokus (neu in iOS 15) richtig aufregend macht, sind Automationen – also das Ausführen von Funktionen ohne direktes Aktivieren. Es gibt eine Menge unterschiedlicher Auslöser für jeden der drei Bereiche. Durch geschicktes Kombinieren ihrer Funktionen holt jede_r das beste für sich heraus.

Automationen für iOS 15 (VIdeo-Tutorial) auf YouTube ansehen

Eine Automation ist nach Apples Begriffsnutzung eine selbstständig ausgeführte Aktion. Sie existieren in iOS 15 an drei Orten: Zunächst einmal in der App „Home“; dort sind sie als Erstes entstanden. Dann gibt es sie in der App „Kurzbefehle“. In ihr werden übrigens die Home-Automationen auch angezeigt, was etwas verwirrend ist.

Der jüngste Neuzugang findet sich in den Einstellungen als Unterpunkt eines Fokus: Die unter iOS 15 eingeführten Fokus-Modi lassen sich von einer oder mehreren Automationen auslösen.

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Fahrtenbucher entfesselt

Der Kurzbefehl zum automatischen Protokollieren der Streckenkilometer hat eine Achillesferse: Gibt es keinen Straßennamen oder keine Hausnummer, streikt er – und das erst beim nächsten Ausführen. Dann hat er unvollständige Adressdaten in den Zwischenspeicher (Kalender oder Adressbuch) geschrieben und scheitert, wenn er daraus eine neue Ortsangabe basteln will.

Intern arbeitet auch die Kurzbefehle-App mit Längen- und Breitengraden. Damit sind sehr exakte Ortsangaben möglich. Man kann sogar Längen- und Breitengrad-Werte mittels der Aktion „Details von Ort abrufen“ herausfiltern. Nur erlaubt die Kurzbefehle-App es nicht, aus diesen Zahlen wieder ein Ortsobjekt zu basteln.

Dafür braucht Ihr eine zusätzliche App: „Toolbox Pro“ von Alexander Hay. Sie lässt sich kostenlos im App Store herunterladen, allerdings benötigen die aufwendigen Aktionen einen (einmaligen) in-App-Kauf, damit sie funktionieren. Für aktuell 7 € könnt Ihr dann nicht nur flexibler mit Euren Ortsdaten umgehen, sondern könnt auch die iCloud-Ordner-Grenze überwinden: Ihr könne einen anderen iCloud-Ordner als Bookmark definieren, auf den Ihr dann mit den entsprechenden Toolbox-Pro-Aktionen zugreifen könnt.

Aber ich schweife ab. Ich wollte ja zeigen, wie die Ortsbestimmung funktioniert. Hier ist das Video:

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Fahrtenbucher verbessern

Ein paar Tipps meines Publikums habe ich umgesetzt, als ich den Kurzbefehl „Fahrtenbucher“ mir noch einmal vorgenommen habe. Nach einem Dutzend Testfahrten bin ich mit dem Zwischenergebnis so zufrieden, dass ich ein neues Video aufgenommen habe.

Fahrtenbucher-Kurzbefehl verbessert (Tutorial) auf YouTube