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iOS-Kurzbefehle multifunktional gestalten (Video)

Standardmäßig startet ein Kurzbefehl ja beim Antippen – alternativ ruft Ihr Siri den Namen des Kurzbefehls zu. Im Menü „Details“ könnt Ihr einen alternativen Weg wählen, indem Ihr „Im Share-Sheet anzeigen“ auswählt. Dann erscheint Name und Icon des Kurzbefehls im Teilen-Menü einer App, etwa des Safari-Browsers oder der Dateien-App. Meistens ist er am Ende der Liste der Apps und Dienste, die zur Auswahl stehen.

Dafür muss allerdings das Format des übergebenen Inhalts stimmen. Je nachdem, was unter „Share-Sheet-Typen“ ausgewählt ist, erscheint der Kurzbefehl oder eben nicht. Wenn nur „Bild“ ausgewählt ist, klappt dies bei einer PNG- oder JPEG-Datei, aber nicht bei einem Textdokument oder einer Internetadresse (URL). Aber keine Sorge: Standardmäßig sind alle Inhaltstypen erlaubt. Wenn Ihr vergesst, Euch um dieses Menü zu kümmern, blockiert das also nicht das Erscheinen Eures Kurzbefehls.

Über Share-Sheet-Typen legt Ihr fest, mit welchen Inhalten ein Kurzbefehl zurechtkommen soll.

Allerdings ändert ein beim Einstieg übergebener Inhalt die Funktion eines Kurzbefehls komplett. Nun steht der Inhalt am Anfang, der als „Kurzbefehleingabe“ verwendet werden kann oder muss. Aktiviert man die Share-Sheet-Funktion bei einem Kurzbefehl, der sonst per Antippen prächtig funktioniert, ignoriert dieser erstmal den übergebenen Inhalt. Habt Ihr Euren Kurzbefehl von vornherein aufs Share-Sheet angepasst, entsteht ein anderes Problem: Antippen führt zu nichts, denn der Inhalt fehlt.

Mit einer geschickt platzierten Wenn-Aktion überprüft Euer Kurzbefehl selbstständig, was gerade angesagt ist, und legt für jede Zweck das passende Verhalten fest.

Kurzbefehle-Tutorial 06: Starten per Teilen-Menü oder direkt per Klick
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iOS-Kurzbefehle: Auf Alternativen vorbereiten mit Wenn-Aktion (Video)

Der Belegmanager und andere hier vorgestellte Kurzbefehle liefen bisher nach einem vorgelegten Pfad ab. Zwar sammelte es dabei Variablen ein, etwa den Ort, das aktuelle Datum oder eine Texteingabe. Doch direkt auf veränderte Umstände reagieren ließen sie nicht zu.

Doch wie wäre es, wenn ein Kurzbefehl direkt auf veränderte Umstände reagiert? Ein Beispiel: Ein Bilder-Rahmen-Kurzbefehl könnte etwa automatisch erkennen, ob das Bild ein Längs- oder Querformat aufweist, und ihm dafür die passige Umrandung angedeihen. Ein Begrüßungs-Kurzbefehl, der einem aktuelle Schlagzeilen vorliest, kann je nach Uhrzeit andere Quellen anzapfen. Und der Belegmanager entscheidet je nach Kategorie, wo der Beleg gespeichert wird, und wie die Datei benannt wird.

Alternativen beim Kurzbefehl-Ablauf: Jede Kategorie bekommt einen eigenen Speicherort.

Damit Ihr das regeln könnt und dabei nicht die Übersicht verliert, bringt die Kurzbefehle-App die Wenn-Aktion an den Start, die Ihr im Skripte-Bereich findet. Sie fragt einen bestimmten Wert ab und entscheidet, was als Nächstes passiert.

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iOS 14: Kurzbefehle bekommen Ordner, mehr Automatismen

Auf seiner WWDC-Konferenz stellte Apple die Neuerungen für SiriKit und die Kurzbefehle-App vor. Die am häufigsten geäußerten Wünsche von Apples Automatisierungsplattform wurden erhört: Es gibt mehr Möglichkeiten, Kurzbefehle von selbst ausführen zu lassen. Zudem starten viele davon, ohne dass Anwender dies per Display-Tipp bestätigen müssen. Obendrein können Anwender in iOS 14 ihre Apps in Ordner sortieren, und die Apple Watch darf Kurzbefehle starten.

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Quittungs-Scanner mit Ortsinformationen erweitern

Da iPhones (und iPads mit SIM-Kartenschlitz) einen GPS-Sensor aufweisen, kann man den aktuellen Aufenthaltsort schnell erfassen. Mit der Kurzbefehle-App verwendet Ihr die Ortsdaten, etwa um Entfernungen zu berechnen, bestimmte Geschäfte in der Nähe zu finden oder ein Ortstagebuch zu führen.

Der selbstgebaute Quittungsscanner lässt sich etwa mit der Funktion erweitern, den Namen und die Adresse des besuchten Geschäfts in die Tabelle der Ausgaben aufzunehmen.

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Magic Keyboard (iPad Pro): Schneller die Tastenhelligkeit regeln

Apples neue Tastatur für iPad Pros ab 2018 integriert ein Trackpad und obendrein Tastaturbeleuchtung. Nun könnt Ihr endlich auch im Dunkeln tippen und dabei schnell die Tasten finden.

Das ging bisher nur mit Tastaturen von Drittanbietern wie Logitech, beispielsweise Combo Touch oder Slim Folio Pro. Diese weisen Funktionstasten auf, etwa für Medienwiedergabe und Lautstärke. Apple verzichtet auf die zusätzliche Tastenreihe bei ihren Kombinationen aus Hülle, Standfuß und Eingabegeräten, die sie über den Smart Connector mit dem iPad Pro (11 oder12,9 Zoll) verbinden.

Viele Anwender bemängeln nun, dass die Einstellung der Tastaturhelligkeit bei Apples Magic Keyboard tief in den Einstellungen versteckt sei. Tatsächlich sind mindestens fünf Tipper notwendig:

  • Einstellungen-App öffnen
  • „Allgemein“ antippen
  • „Tastatur“ auswählen
  • „Hardwaretastatur“ antippen
  • Schieberegler bewegen, um die Tastaturbeleuchtung zu regeln
Einstellungen/Allgemein/Tastatur/Hardwaretastatur: Fünf Tipper bis zur Regelung der Tastaturhelligkeit

Per Sprachbefehl

Wer im Home Office sitzt, erspart sich den Weg über einen Zuruf. Die Phrase

„Hey Siri, Tastenhelligkeit ändern“

öffnet direkt den Einstellungsdialog für die Hardware-Tastatur. Doch mit Publikum – etwa im Café oder spätabends im geteilten Bett – will niemand so gern auf sein Tablet einreden.

Derzeit (Juni 2020) gibt es keine Möglichkeit, diese umständliche Methode über eine Tastenkombination abzukürzen. Doch zum Glück gibt es die Kurzbefehle-App, mit der Ihr immerhin den Dialog etwas schneller aufruft. Denn die iOS-Einstellungen lassen sich über einen speziellen URL aufrufen.

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Interaktiver Quittungs-Scanner per Kurzbefehle-App (iOS/iPadOS)

Vor einigen Jahren habe ich mir einen Kurzbefehl gebaut, um Quittungen damit direkt im Geschäft einzuscannen und die Ausgabe in einer Tabelle zu erfassen. Damals hieß die App noch Workflow und war unabhängig von Apple. Das Resultat war die Grundlage eines Artikels in der Mac & i.

Inzwischen hat sich viel getan, neue Aktionen kamen dazu, Variablen werden inzwischen viel intuitiver eingesetzt, und die Kurzbefehle-App unterstützt Apples Tabellenverwaltung Numbers ebenso wie die iCloud nun direkt mit einigen Aktionen. Dieses Tutorial zeigt den Aufbau einer Quittungsverwaltung mit der Kurzbefehle-App unter iOS 13.4.

Kurzbefehl-Tutorial 3: interaktiver Quittungs-Scanner

Interaktive Aktionen

Die Aktion „Nach Eingabe fragen“ fordert Anwendern beim Aufrufen des Kurzbefehls auf, etwas einzugeben – in diesem Fall, was gekauft wurde, und für wieviel Geld. Beim Einrichten legt der Ersteller des Kurzbefehls fest, ob er Text, eine Zahl oder ein Datum erwartet. Der Vorteil: Anwender bekommen die jeweils passende virtuelle Tastatur eingeblendet. Außerdem ist die resultierende Variable im passenden Format für die weitere Verwendung.

Listen und hinter Listen

Listen sind Aneinanderreihungen von Eingaben. Das können unterschiedlichste Daten sein, etwa Text, Zahlen, Bilder oder wiederum andere Listen. Sie haben eine Reihenfolge und gelten ansonsten als eine mögliche Form der Variable in den Kurzbefehlen.

Die Aktion „Aus Liste auswählen“ bietet mehrere vorkonfigurierte Aktionen an. Das erleichtert die Eingabe etwa einer Ausgabe-Kategorie, spart Zeit und vermeidet Tippfehler. „Foto aufnehmen“ erlaubt das Ablichten einer Quittung, um sie in der iCloud oder Dropbox abzulegen. Eine andere Verwendung von Listen: Sie sind die Struktur, die in Numbers-Dateien als Werte einer neuen Tabellenzeile erwartet. Die Aktion „Zu Numbers-Tabelle hinzufügen“ erwartet also im Feld „Werte“ eine Liste. Alles andere wird stumpf ins nächste freie Tabellenfeld geschrieben, ohne Aufteilung in einzelne Felder.

Variablen brauchen Namen

Steigt der Umfang eines Kurzbefehls, solltet Ihr Euch gleich schon am Anfang die Zeit nehmen, den Variablen einen Namen zu geben. Dadurch vermeidet Ihr später Verwechslungen und langwieriges Umherscrollen auf der Suche nach der richtigen Eingabe.

Update: Belegmanager unter iOS 14

Mit der neuen Betriebssystemversion gewann die Kurzbefehl-App viele neue Funktionen dazu. Leider haben sich auch einige Bugs eingeschlichen, die den Belegmanager am Funktionieren hindern. Auch nach zwei Monaten (Stand November 2020) sind diese Fehler noch nicht behoben.

Unter iOS 14 gibt es vier Punkte zu beachten, damit der Belegmanager auch im neuen Betriebssystem reibungslos funktioniert.

Neue Numbers-Aktion

Mit dem Update auf die neue iOS-Version wurde die Numbers-Aktion zum Hinzufügen einer Numbers-Zeile umgestaltet und erweitert. Nun könnt Ihr auswählen, ob die neue Zeile oben oder unten in der ausgewählten Tabelle erscheint. Außerdem ist nun offensichtlich, dass Ihr Blatt- und Tabellennamen ausfüllen müsst. Sie heißt nun „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“.

Der Nachteil: Die bisherige Aktion wird beim Update auf iOS 14 nicht ersetzt oder konvertiert, stattdessen zeigt die Kurzbefehl-App einen kryptischen Fehler. Das Antippen von „Kurzbefehle aktualisieren“ hilft leider nicht weiter.

Zwischen iOS 13 und iOS 14 geht die Numbers-Aktion kaputt.

In diesem Fall müsst Ihr die Aktion entfernen. Zieht stattdessen die Aktion „Zeile oben oder unten zur Tabelle hinzufügen“ hinter die Aktion „Datei abrufen“. Das Feld mit der Zieldatei sollte dann automatisch ausgefüllt werden. Für das erste Feld wählt Ihr den Zauberstab und tippt auf die magische Variable unter der Liste (ich habe sie in „Tabellenwerte“ umbenannt). Tragt bei Blattname „2020“, bei Tabellenname „aktuell“ ein, um die alte Funktionsweise wiederherzustellen. Nicht vergessen: Ausprobieren, ob’s klappt!

Numbers-Datei unter iOS 14

Ein weiterer Bug unter iOS 14 betrifft das Anlegen der Numbers-Datei: Sie lässt sich am iPhone oder iPad nicht mehr in den Ordner „Kurzbefehle“ bewegen. Der Button „Bewegen“ ist ausgegraut, sobald man in der Dateien-App oder in Numbers in Shortcuts-Ordner verweilt:

Die Funktion „Bewegen“ oben rechts ist unter iOS 14.2 inaktiv, wenn Ihr eine Numbers-Datei in den Shortcuts-Ordner bewegen wollt.

Dieser Fehler ist nicht universell, sondern betrifft nur bestimmte Apple-IDs. Ich selbst kann mit meiner Standard-iCloud-Anmeldung weiterhin Dateien in den Shortcuts-Ordner verschieben. Eine zweite Apple ID erlaubte es mir nicht. Doch unter meinem YouTube-Video häufen sich die Kommentare, die von diesem Problem berichten.

Der einfachste Workaround: Legt die Datei direkt am Zielort an. Dafür öffnet Ihr Numbers, tippt in der Datei-Übersicht auf „Durchsuchen“ und bewegt Euch im iCloud Drive in den Ordner „Shortcuts und tippt dort auf „Tabelle erstellen“:

Bewegt Euch in der Dateiübersicht zuerst in den Shortcuts-Ordner und legt dort eine neue Datei an.

Danach wählt Ihr die Vorlage aus, benennt die Datei „Ausgaben“, das Blatt „2020“ und die Tabelle „aktuell“, wie im Video beschrieben.

Problem beim Start übers Widget

Zudem scheitert der Kurzbefehl derzeit unter iOS 14, wenn Ihr ihn aus einem Widget heraus aufruft. Oft bricht der Kurzbefehl beim Aufnehmen des Belegs ab. Das könnt Ihr verhindern, indem Ihr die Aktion „In der App ‚Kurzbefehle‘ fortfahren“ an den Anfang, zumindest aber vor die Aktion „Foto aufnehmen“ bewegt.

Die Aktion „In der App ‚Kurzbefehle‘ fortsetzen“ behebt das Problem, dass der Kurzbefehl unter iOS 14 nicht mehr aus dem Widget heraus funktioniert.

Übergroße Bilddateien

Klammheimlich hat die Kurzbefehle-App in iOS 14 das Standardformat für gespeicherte Bilddateien geändert. Fortan sichert die Kurzbefehle-App Aufnahmen im PNG-Format. Dies ist platzsparend bei Grafiken mit gleichfarbigen Flächen – etwa iOS-Screenshots. Bei Fotos jedoch sind diese Dateien ungleich größer als die bisher üblichen JPEGs.

Deshalb empfiehlt es sich, die Aktion „Bild konvertieren“ hinzuzufügen. Wählt man „JPEG“ als Format, sind die resultierenden Dateien um etwa den Faktor 8 kleiner als ihr PNG-Pendant.

Das JPEG-Format ist nicht mehr Standard in den Kurzbefehlen. Bei Fotos spart die Konversion ordentlich Speicherplatz und Datenvolumen.

Wichtig: Die folgenden Aktionen müssen angepasst werden, damit sie nicht weiter mit der magischen Variable aus der Größenänderung (Benennung: „Geändertes Bild“) weiterarbeiten. Wählt die Variable aus, tippt auf „Entfernen“, dann den Zauberstab und schließlich die magische Variable „Konvertiertes Bild“.

Kurzbefehl zum Download

Zum Download des Kurzbefehls die folgende URL direkt auf dem iPhone oder iPad öffnen:

Belegmanager 1.0 (iOS 13)

Ursprüngliche Version, läuft fehlerfrei nur unter iOS 13.

Belegmanager 1.03 (iOS 14)

Version 1.03 entspricht dem Entwicklungsstand des ersten Videos, hat aber obendrein die oben beschriebenen Anpassungen an iOS 14 erhalten.

Belegmanager 1.04 (iOS 14)

Auf iOS 14 angepasste Version mit den zusätzlichen Erweiterungen des zweiten Videos.

Belegmanager 1.34 (iOS 14.4)

Inklusive Abfrage von Ortsinformationen und Option für PDF-Verarbeitung. Inklusive Workaround für den Bug, der verhindert, dass eine neue Zeile in die Numbers-Tabelle geschrieben wird, wenn diese vorher nicht geöffnet war.

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Bilder bearbeiten mit der Kurzbefehle-App (iOS)

Das iPhone – der gerade noch hosentaschenkompatible Touchscreen, mit dem wir grandiose Bilder aufnehmen, verbessern und gleich veröffentlichen können. Doch beim Bearbeiten stehen oftmals dieselben Arbeitsschritte an, um die Bilder ins passende Format zu bringen.

Doch hier schleicht sich die Kurzbefehle-App wie ein unaufdringlicher Superheld in die Szenerie, um den langweiligen Kram auf ein Minimum zu verbannen:

Wem die Muße fehlt, einen Kurzbefehl von Grund auf selbst zu bauen, darf ihn auch herunterladen. Die dazugehörigen Bilder (Rahmen und Positionsmaske) müsst Ihr allerdings selbst anlegen und auf Eure iCloud legen.

Bild rahmen (Link auf dem iPhone oder iPad antippen)

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iOS-Kurzbefehle-App: Der erste Kurzbefehl (Video)

iPhones, iPads und iPod touches haben mit iOS 13 die Kurzbefehle-App spendiert bekommen. Sie wird mit dem Update auf jedes Gerät installiert und verwaltet dort Sprachbefehle sowie persönliche Automatisierungs-Workflows.

Auch wenn die einzelnen Bausteine (Aktionen) der Kurzbefehle-App es recht einfach machen, den eigenen Algorithmus aufzubauen – es bedarf trotzdem etwas Programmierer-Denke, um zum Ziel zu gelangen. Die erfolgreichste Methode erfordert kleine Schritte. Jedes kleine Feature wird einzeln gebaut und getestet, dann kommt das nächste.

Start mit „Text“

Die erste Aktion fast jedes Kurzbefehls ist bei mir „Text“. Dort trägt man seinen ersten Test-Inhalt ein, um ihn danach durch unterschiedlichste Aktionen zu jagen.Auch wenn ich nicht gerade einen 08/15-Tweet vorbereiten will oder eine Telefonnotiz passend formatiert haben will: Die Aktion ist ungemein wichtig. Mit ihr bekommt man etwa eine Internet-Adresse in den Kurzbefehl. Ich kann Testwerte eintragen oder die Resultate anderer Aktionen in einer Text-Aktion zusammenführen.

Der Allrounder „Überblick“

Zum Nachsehen, was eine Kurzbefehl-Aktion denn gerade ausspuckt, nutze ich meistens „Überblick“. Am Ende des Kurzbefehls ersetzt sie das endgültige Ziel, solange ich nicht sicher bin, dass alles funktioniert. Zwischen zwei Aktionen geschoben zeigt sie mir an, was das aktuelle Resultat ist, und arbeitet dann weiter. So ein Beobachtungspunkt ist beim Programmieren ungemein wichtig. Wenn’s haarig wird, hilft die Aktion „Inhaltsdiagramm anzeigen“ weiter. In den meisten Fällen liefert diese aber zu viel Informationen.

Datumsformat anpassen

Im Video wird ein individuelles Datumsformat verwendet. Für die richtige Anwendung der Unicode-Nomenklatur #35 gibt es ein Support-Dokument von Apple, das ihre Anwendung in verständlichen Beispiele erklärt.

Mehr zu Kurzbefehlen

Die Mac & i hat mehrere Artikel zur Kurzbefehle-App veröffentlicht: Die Titelgeschichte der Ausgabe 1/2019, „Zaubern, tricksen, automatisieren“ (kostenpflichtiger Artikel) beschreibt 20 Automatisierungslösungen für macOS und iOS. Die beschriebenen Kurzbefehle lassen sich herunterladen in den Bonusinhalten, dazu kommen weitere Tipps zum Individualisieren.

In Mac & i Heft 5/2019 liefert der Praxisartikel zur Kurzbefehle-App in iOS 13 (kostenpflichtiger Artikel) aktuelle Tipps zur neuen Version.

Der Online-Tipp „Shortcuts teilen – nicht vertrauenswürdige Kurzbefehle erlauben“ hilft weiter, wenn Ihr beim Herunterladen eines Kurzbefehls auf eine Fehlermeldung stoßt.

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Sommertipp für MacBook Pro 15 Zoll: Grafikmodus festlegen

Wenn es ohnehin um einen herum heiss ist, fängt das Laptop plötzlich ohne Not an, richtig warm zu werden und zu hyperventilieren. Programme wie iStat zeigen an: Der Prozessor erreicht Temperaturen von über 90°, die Lüfter drehen auf 5000 Umdrehungen. Warum? Weil der Prozessor Aufgaben der Grafikkarte übernimmt, und selbst normale Textverarbeitung den Mac zur Bratpfanne machen.

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Verschlüsselte Emails am Mac in unter 10 Minuten

Seit Kurzem ist es dank Open-Source-Software wieder möglich, mit dem vorinstallierten Mail-Programm am Mac-Rechner verschlüsselte Emails zu lesen und zu schreiben. Dafür müssen jedoch zuerst die GPG Tools installiert werden, und anschliessend Schlüssel für die Kommunikation ohne Mitwisser angelegt werden.